Photo by Daytona Intercloud
Contar con un software para propiedad horizontal hoy en día es elemental para poder gestionarla con éxito. Las normativas vigentes y el acelerado ritmo de la sociedad moderna incrementan la complejidad de esta tarea.
En este post queremos hablarte del software de Daytona Intercloud y algunas de sus mejores funciones. De esta forma, podrás conocerlo con más profundidad y determinar si te ofrece todo lo que necesitas para mejorar tu gestión.
Es un programa en ambiente web sumamente novedoso con un objetivo muy bien definido. Consiste en procesar y controlar con eficiencia y seguridad toda la información que se produce al administrar bienes de propiedad horizontal.
Todo ello, mediante la automatización de procesos como:
● Emisión de facturas o avisos de cobro.
● Elaboración de recibos de caja.
● Integración de las transacciones de facturación y cobranza a la cartera y la contabilidad del inmueble.
● Generación de los estados financieros y otros informes completamente actualizados.
A continuación, hablaremos de forma resumida de los diferentes módulos que la integran.
"La finalidad última de este sistema está en que la administración de la propiedad horizontal logre un desempeño óptimo y transparente."
Para ingresar a la interfase web del sistema es necesario loguearse mediante la introducción de un usuario y contraseña. Además, hay dos opciones para ingresar: como administradores o como residentes. Deberás elegir la que aplique a tu caso.
También cuenta con la opción de recuperar o cambiar la contraseña, en caso de olvido o por seguridad. Para ello, hay que dar clic a la opción correspondiente y el sistema enviará una nueva clave al correo electrónico registrado por el usuario.
Además, el sistema contempla la opción de “ingreso de terceros”, los cuales deben ser registrados con su correo electrónico en la sección correspondiente.
Por otra parte, la página de inicio presenta todas las opciones disponibles para cada tipo de usuario. Permite la visualización de noticias y de los archivos subidos a la red.
Adicionalmente, posibilita a los residentes hacer una rápida localización de su inmueble a través de la ventana de búsqueda. Todo ello, con solo llenar unos datos puntuales.
Pueden realizar diversas operaciones como:
● Consultas. Estas incluyen cuenta de cobro, recibo de caja, estado de cuenta, balance general y estado de resultados.
● Solicitudes. Mediante esta pestaña se podrán enviar solicitudes directamente a la administración.
● Reservas. Esta sección le permite al usuario procesar las peticiones de reserva de algún área común de su interés correspondiente a la propiedad horizontal.
● Envío de pagos. Permite notificar a los administradores de todos los pagos realizados por el copropietario.
● Asambleas. Permite que el copropietario vote en las asambleas en curso desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Las operaciones disponibles son:
● Generación de informes. Los cuales pueden ser de cartera, contables o de presupuesto. Son emitidos según diversos criterios a conveniencia del administrador.
● Asambleas. Permiten llevar el control del quórum de asistencia y los temas de votación entre otras funciones de interés.
● Compras. A través de este módulo es posible controlar las compras de insumos de la residencia. Todo ello, parametrizado por área y mediante una autorización. Permite crear requisiciones, cotizaciones y órdenes de compra.
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El módulo de nómina se maneja de una forma muy sencilla. Al ingresar en él, su ventana de inicio despliega un menú detallado. Refleja la cantidad de empleados ingresados, el sueldo mínimo mensual vigente y en monto del auxilio de transporte.
También se aprecia la fecha de la última nómina liquidada y las horas extras trabajadas en ese período. También se puede ver una ventana con los cumpleaños del mes en curso.
Cuenta con varios parámetros como son:
Los centros de costos. Que permiten separar las nóminas de acuerdo a los departamentos de cada empresa.
Los conceptos. Permite crear los diferentes conceptos (asignaciones y deducciones) para procesar las nóminas y la aplicación de su respectiva cuenta contable.
Fondos. Corresponde a los diferentes fondos a los que está afiliado el trabajador, como el de pensiones, cesantías o caja de compensación.
En la sección “empleados” se crearán las fichas de datos de los trabajadores, en las que se incluirán tanto datos personales como laborales. La sección de “novedades” permite procesar permisos, reposos y deducciones especiales como préstamos.
Cuenta con una función para el “cálculo de las vacaciones” correspondientes a cada miembro de la nómina. También uno para hacer la carga de las horas extras laboradas en un período determina, en caso de aquí sea.
La sección de “finalizar contrato” permite dar de baja al trabajador en el sistema. Además, facilita realizar el cálculo de los conceptos correspondientes a la culminación de la relación de trabajo.
Cuenta también con la opción de generar reportes de todos los movimientos procesados en el módulo de nómina. Por lo tanto, pueden generarse informes específicos de toda la información contenida en el sistema.
"El módulo de nómina es muy completo y cuenta con excelentes funciones. Sin embargo, para garantizar su buen funcionamiento primero debe configurarse apropiadamente."
Permite controlar la entrada y salida de artículos y productos necesarios para el normal funcionamiento de la propiedad horizontal. Para hacer uso de él es necesario crear los tipos de documentos contables necesarios y configurarlos.
Contempla varias funciones, entre ellas:
● Emisión de órdenes de compra.
● Registro de entradas de almacén.
● Devolución de proveedor.
● Salidas de almacén.
● Traslados de almacén.
● Ajustes.
● Saldos iniciales de inventario.
También cuenta con el Kardex, mediante el cual se puede llevar el control de las entradas, salidas, cantidades y costo promedio de cada ítem del inventario. Además, permite la emisión de informes varios.
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El módulo de activo fijo también se maneja mediante la creación de unas listas básicas. Estas se realizan cumpliendo con las siguientes especificaciones:
● Ubicación. Aquí debe indicarse la localización del activo dentro del local u oficina.
● Calificación. En esta sección se debe indicar las condiciones en las que se encuentra el activo. Si está en buen estado, regular, mal estado, nuevo, usado, etc.
● Grupo. Aquí se debe especificar el tipo de activo, de acuerdo con los siguientes criterios: terrenos, edificios, equipos de oficina, equipos de cómputo; asimismo equipos de transporte, maquinaria, equipos de fábrica y herramientas.
● Activos fijos. Es la sección que permite la creación del activo fijo en sí. Aquí se le debe asignar un código único, descripción, proveedor y responsable. Igualmente, debe asociarse al grupo, ubicación y calificación correspondiente.
También, al centro de costo y tipo de depreciación que aplica.
● Responsable. Aquí se especifica la persona que está a cargo del activo fijo.
En cuanto a los procesos que incluye este módulo están:
● Saldos iniciales.
● Factura compra del activo.
● Depreciación.
● Valorización niif.
● Factura venta.
"El módulo de activo fijo permite llevar un control exhaustivo de los activos de la copropiedad de forma integrada a los controles contables con los que cuenta el sistema."
En Daytona Intercloud hemos diseñado este software para propiedad horizontal pensando en las necesidades, beneficio y conveniencia de administradores y copropietarios.
La gestión de propiedades horizontales tiene características y demandas específicas. Este software no solo busca satisfacerlas, sino también contribuir a su agilización por medio de la automatización.
Igualmente, busca la integración de los diferentes procesos, con el objetivo de reducir errores. Además, tiene la finalidad de contribuir a la emisión de informes altamente confiables que sean un verdadero apoyo para la toma de decisiones.
De este modo, favorecerán la integridad del inmueble y el bienestar de los copropietarios. Si lo quieres conocer ¡Contáctanos!
