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Actualmente es fundamental que los administradores conozcan todas las herramientas, leyes y normas que facilitan la administración de propiedades horizontales. La norma técnica sectorial NTS SI 02 es una de ellas.
Este instrumento, que complementa la Ley 675 de 2001, es de aplicación voluntaria y busca guiar a los copropietarios y administradores; específicamente, para lograr una correcta gestión administrativa, que valorice el patrimonio de la copropiedad.
En este artículo descubriremos que esta norma contiene una guía clara de requisitos mínimos que debe cumplir un administrador de propiedad horizontal. Además, de contemplar temas financieros, seguridad, riesgos y vulnerabilidades.
La Norma NTS SI 02 es la certificación de Administración de Inmuebles de uso Residencial en Propiedad Horizontal. Fue creada para estandarizar el mercado de la propiedad horizontal y lograr una mayor formalidad en el sector inmobiliario.
En este sentido, la Federación Colombiana de Lonjas realizó un trabajo mancomunado con más de cincuenta entidades públicas y privadas. Además, ICONTEC ayudó a definir los requisitos mínimos que debe cumplir un administrador.
Esto último incluye, entre otras disposiciones, sugerencias y recomendaciones que deben ser evaluadas al momento de contratar administradores de copropiedades.
Particularmente, deben ser personas preparadas con conocimientos técnicos, financieros e, incluso, psicológicos, para reducir los conflictos de convivencia.
Ahora bien, la Norma NTS SI 02 puede adoptarse por las copropiedades para supervisar y controlar mejor a la persona jurídica. Además, puede apoyar y facilitar a los órganos de dirección y administración de las copropiedades.
Específicamente, en la formulación de directrices para ejercer la administración de inmuebles residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal.
La norma técnica NTS S1 02 se hizo acogiendo los principios de transparencia, consenso e imparcialidad; contenidos en el Anexo 3 del Acuerdo de Obstáculos Técnicos al Comercio de la Organización Mundial de Comercio.
Particularmente, tiene grandes usos en aspectos diversos de la propiedad horizontal como:
● Administración y gestión financiera y contable.
● Elaboración y ejecución de presupuestos.
● Administración de bienes y servicios comunales.
● Administración de bienes y servicios comunes.
● Seguridad y prevención.
● Compra de productos y servicios.
● Mantenimiento.
● Convivencia y solución de conflictos.
● Recepción y entrega de la administración.
● Informes de gestión.
● Atención al propietario o residente de la copropiedad.
● Formación e información.
● Políticas de seguimiento y mejoramiento.
Esta norma técnica fue ratificada por el Consejo Técnico Sectorial de Normalización de Servicios Inmobiliarios el 21/10/2015. Adicionalmente, está sujeta de ser actualizada con el objeto de adaptarla a las necesidades y exigencias actuales.
En consideración su vigencia data de la misma fecha. Sin embargo, a pesar de que es complementaria de la Ley 675 de 2001, su aplicación es de carácter voluntario.
“Su uso amplía significativamente las capacidades de la administración y su gestión. Además, va más allá de las generalidades que contempla la ley.”
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La norma sectorial NTS SI 02 es un documento de orden técnico. Entre otras cosas, permite visualizar con claridad las responsabilidades que enmarcan las actividades que desarrollan los administradores de copropiedades residenciales.
Específicamente, en la formulación de directrices orientadas a ejercer con calidad la gestión administrativa de inmuebles residenciales. En este contexto, esta norma técnica permite:
● Controlar adecuadamente la planeación estratégica. Que se hará de acuerdo con el futuro y los riesgos del sector y de la gestión administrativa.
● Gestionar los recursos de manera responsable y consciente.
● Establecer modelos de trabajo basados en economías de escala; para incorporar personal o herramientas tecnológicas que permitan hacer más con menos, manteniendo la calidad.
● Definir, implementar y mejorar todos los procedimientos, relacionados con la elaboración, aprobación, seguimiento y control presupuestario, contable, financiero, tributario, cobros y recaudos.
● Identificar, clasificar, proteger, reponer, actualizar, modificar e incluso ampliar bienes y servicios comunes. También incluye los comunales.
● Identificar riesgos y vulnerabilidades de la propiedad horizontal. Además, definir estrategias y proponer la asignación de recursos para minimizarlos.
● Definir las necesidades o requerimientos de compras.
● Identificar, establecer e implementar procedimientos que permitan realizar el mantenimiento preventivo, correctivo, reparaciones, renovaciones y reemplazos. Para asegurar el buen funcionamiento de los equipos e instalaciones de uso común que forman parte de la copropiedad. Incluye los bienes comunales, cuando aplique.
“En términos generales, los factores que considera la norma técnica, con relación a la responsabilidad de los administradores de copropiedades, están orientados a un servicio limpio, cabal, óptimo y de calidad.”
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La NTS SI 02 sirve como apoyo a los copropietarios y consejos de administración; para que puedan conocer los procedimientos que debe seguir el administrador, en concordancia con la normativa legal.
Además, incluye aspectos, con respecto a:
● Como debe elaborar el plan de trabajo. También, conocer los procedimientos que debe seguir el administrador y realizar seguimiento desde el plan de trabajo.
● Qué elementos debe incluir un presupuesto.
● Cómo definir y manejar un plan de compras y mantenimiento.
● Conocer como el administrador debe aplicar las estrategias para minimizar riesgos y vulnerabilidades.
● Además, muchos otros temas fundamentales para una gestión eficiente de las copropiedades.
● Conocer los procedimientos que utiliza el administrador para mantener la información actualizada de los bienes.
● Conocer los procedimientos para garantizar la salud y seguridad de las personas, así como aquellos orientados a contrarrestar el deterioro de los bienes.
● Conocer el inventario detallado de la infraestructura.
“Esta norma técnica permite a los copropietarios y consejos entender las responsabilidades de los administradores. Principalmente, porque son los representantes legales de las copropiedades.”
Gracias a un trabajo mancomunado fue creada la norma técnica sectorial NTS SI 02. En su elaboración participaron más de 50 entidades públicas y privadas de la mano del Icontec.
El resultado es un instrumento que apunta hacia la correcta gestión del administrador. Además, busca garantizar la valorización del patrimonio de la copropiedad y la convivencia entre la comunidad.
Finalmente, es una guía de gran utilidad y enmarca parámetros de gestión de calidad; así como los requisitos mínimos que debe cumplir un administrador para una gestión óptima y eficiente de copropiedades.
