Administración de propiedad horizontal: el reto de hacerla más eficiente en la actualidad

El reto de hacer más eficiente la administración de propiedad horizontal

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La administración de propiedad horizontal, a primera vista, puede parecer sumamente simple. Se podría pensar incluso que solo basta un poco de sentido común y cumplir la Ley 675.

Sin embargo, lo que a veces resulta común es que la mayoría de los copropietarios de un edificio o conjunto habitacional se encuentren insatisfechos con la gestión del administrador al final de su período.

Esto es así, porque asumir la administración de un inmueble bajo esta premisa no es realista. En este post queremos que conozcas qué es la administración de propiedad horizontal y cuáles son algunas de las funciones del administrador.

Además, te compartiremos algunas estrategias que pueden contribuir al logro de una gestión administrativa mucho más eficiente.

¿En qué consiste la administración de propiedad horizontal?

La administración de propiedad horizontal consiste en el manejo apropiado de las actividades y los recursos de los que dispone una propiedad horizontal. Tiene la finalidad de asegurar un buen uso y funcionamiento de sus instalaciones físicas.

Todo ello, con el objetivo de generar un ambiente que sea seguro para los residentes u ocupantes de los espacios comunitarios. Del mismo modo, esta labor debe ejecutarse bajo la observación de la ley y los reglamentos que rigen la materia.

Durante su ejecución se debe velar por el beneficio común y la satisfacción de los intereses y necesidades del colectivo. Para ello, aplica los siguientes principios administrativos:

  • La planificación: implica el establecimiento de objetivos y estipula las acciones que se ejecutarán para alcanzarlos.

  • La organización: consiste en la estructuración y sistematización de las acciones que permitirán cumplir los objetivos planteados.

  • Dirección: se trata de orientar e influenciar las acciones que se ejecutarán en pro de las metas establecidas.

  • Coordinación: es lo que permite integrar y acoplar la interacción de las tareas que se ejecutan de forma independiente para crear sinergia.

  • Control: es el proceso que permite verificar que las acciones llevadas a cabo correspondan con las establecidas en la planificación.

Existen numerosos tipos de propiedades horizontales y cada una tiene sus necesidades y características propias. Por lo tanto, el proceso administrativo de una propiedad horizontal debe responder a sus particularidades.

“La administración de propiedad horizontal debe asumirse como la de cualquier otra entidad jurídica y regirse por los principios administrativos.”

Los roles y responsabilidades del administrador de propiedad horizontal

Desde la perspectiva de la propiedad horizontal, el administrador es su representante legal y el encargado de la gerencia y los fondos monetarios. Es la autoridad civil que está a cargo de la comunidad de copropietarios.

Es el órgano ejecutivo de la propiedad horizontal que actúa en concordancia con la Asamblea General de Copropietarios. Entre sus atribuciones están la gestión y control del personal, el uso de sus bienes y el manejo de sus recursos logísticos.

Desde una perspectiva más global, el administrador debe tomar las medidas necesarias para garantizar el buen funcionamiento de la copropiedad, el mantenimiento de sus bienes en perfecto estado y el uso óptimo de sus recursos económicos.

La Ley 675 de 2001 especifica cuáles son las funciones del administrador de propiedad horizontal. Aquí te mencionamos algunas:

  • Realizar la convocatoria a la Asamblea de Copropietarios para reuniones ordinarias y extraordinarias. Presentar en ellas el balance general y el inventario del ejercicio previo para su aprobación.

Del mismo modo, presentará el presupuesto de ingresos y gastos (incluidas las primas de seguro) del nuevo período de gestión, el cual será de un año.

  • Llevar la contabilidad del edificio o conjunto habitacional. En caso de recurrir a un tercero para llevar a cabo esta función, será bajo su dependencia y responsabilidad.

  • Vigilar y cuidar los bienes comunes, llevar a cabo acciones de administración, disposición y conservación de estos, de acuerdo al reglamento de propiedad horizontal.

  • Efectuar la cobranza y recaudación de las cuotas ordinarias y extraordinarias, multas o cualquier obligación de tipo monetario a cargo de los propietarios y ocupantes de los bienes de posesión particular. Esta función puede realizarla de forma directa o por medio de un apoderado.

  • Ser el representante de la persona jurídica de forma judicial y extrajudicial, y otorgar poderes especiales para tal fin, cuando sea necesario.

“Llevar la contabilidad del edificio o conjunto es una de las funciones del administrador. Puede delegar la ejecución de algunas tareas, más no la responsabilidad.”

Estrategias actuales para lograr una administración de propiedad horizontal más eficiente

La administración de propiedad horizontal puede favorecerse significativamente de las herramientas tecnológicas disponibles en la actualidad.

Existen software administrativos específicos para esta área, que aportan excelentes ventajas en la búsqueda de una gestión mucho más eficiente.

Incluso, es posible ejecutar estrategias que permitan sacar el máximo provecho a estos instrumentos. Veamos algunas de ellas:

Aportar información oportuna y veraz a los propietarios

Mantener una comunicación efectiva y constante con los copropietarios acerca de las actividades y eventos que se llevan a cabo en el recinto es elemental. Hacerlo, permite mantener a la comunidad alineada con los objetivos de la gestión.

A través de un software especializado es posible enviar circulares, comunicados, memos y cualquier otra información de interés, a través del uso del correo electrónico.

Asimismo, puede darse curso a la atención de las solicitudes de la comunidad de una manera más fácil y organizada. Esto contribuirá a que sus miembros se sientan bien atendidos.

La administración de propiedad horizontal y estrategias de comunicación

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Presentar el control de los gastos

La comunidad siempre está pendiente del uso que se le da a los recursos económicos y espera que este sea el más eficiente.

Por lo tanto, además de informar oportunamente a la asamblea, un sistema informático también permite la emisión de informes parciales que pueden ser compartidos con la comunidad.

De este modo, sus integrantes podrán ver la secuencia del manejo de gastos, sin tener que esperar al rendimiento de cuentas al final del ejercicio.

Incrementar la recuperación de capital (cobranza)

El proceso de recaudación de pagos debe ejecutarse de forma planificada y permanente. No es suficiente emitir recibos para la cobranza, sino que también hay que garantizar que los copropietarios realicen los pagos respectivos.

Contar con un software ayuda a agilizar este proceso mediante la emisión automatizada de los avisos de cobro y el registro de los pagos, la emisión masiva de recordatorios de deuda pendiente, la aplicación inmediata de intereses de mora, etc.

Asimismo, permite la emisión de informes que reflejan la cantidad de dinero recaudada contra la cantidad de dinero que debió recaudarse. De esta forma, puede llevarse un mejor control de la morosidad.

La habilitación de medios de pago electrónicos o en línea que puedan reflejarse instantáneamente en el sistema, es una buena forma de incentivar el pago oportuno. Mientras más fácil sea el proceso, más dispuesto estará el deudor a pagar.

“Una buena forma de incentivar el pago oportuno de los copropietarios es mediante la habilitación de medios electrónicos o en línea.”

Incentivar las buenas relaciones con los proveedores

Las buenas relaciones con los proveedores de bienes y servicios está fundamentada, en gran medida, en el pago puntual de las facturas.

Si se tiene la ventaja de contar con algunos que concedan crédito, entonces es necesario llevar un control riguroso de las cuentas por pagar.

Esto, con la finalidad de evitar la acumulación de pagos pendientes y, por ende, la pérdida del crédito y hasta del proveedor. Principalmente, de aquellos que ofrecen las mejor relación precio-calidad.

Los sistemas administrativos son un gran apoyo para llevar con transparencia este tipo de controles. Pueden emitir estados de cuenta detallados en los que se evidencia la deuda original adquirida, los abonos y el saldo pendiente.

La administración de propiedad horizontal efectiva y sus proveedores

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Conclusión

En la actualidad, la administración de propiedad horizontal implica grandes retos para lograr que sea verdaderamente eficiente.

Por lo tanto, es necesario concientizar el hecho de que su gestión debe efectuarse de forma muy similar a la de cualquier otra entidad jurídica.

Herramientas computarizadas, como Daytona InterCloud, contribuyen a la aplicación de estrategias que hacen más eficiente la gestión administrativa. De este modo, se tienen edificaciones funcionales, bien conservadas y copropietarios satisfechos.

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