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Lo más probable es que ya seas un experto en la elaboración de presupuesto en propiedad horizontal. Sin embargo, para muchos administradores, la planificación financiera puede ser abrumadora e incluso consumir mucho tiempo.
De cualquier manera, entender cómo presupuestar adecuadamente es clave para mantener los costos bajos; hacer cálculos de incrementos ajustados a la realidad y prepararse para asumir imprevistos.
Por eso, hemos elaborado una lista de consejos que te pueden ayudar a preparar y presentar correctamente tu presupuesto.
Antes de comenzar a presupuestar, asegúrate de conocer la ley. En Colombia, por ejemplo, todo lo relacionado con el presupuesto en propiedad horizontal está contemplado en la Ley 675. También existen normativas en los reglamentos de cada condominio.
En cualquier caso, el presupuesto deberá incluir todos los elementos que permitan cubrir cada costo en que incurra el condominio. Estos podrían ser:
Administración
Funcionamiento y Conservación
Contabilidad
Vigilancia
Servicios Públicos
Mantenimiento
Reparaciones
Suministros, entre otros.
¡NO INFLES EL PRESUPUESTO!
Algunos administradores, caen en el error de elaborar un presupuesto “sobredimensionado” o exagerado. Lo hacen para asegurarse de que el presupuesto cubra todas las necesidades de la propiedad.
Como resultado, los costos de gestión son demasiado altos y surgen desacuerdos entre los propietarios.
Para evitar esta situación puedes incluir un saldo (superávit) de años anteriores en el presupuesto. Es una forma efectiva de reducir el aumento de las tarifas.
Asegúrate de tener un fondo de reserva para emergencias o imprevistos. De esta manera, puedes cubrir gastos no contemplados dentro del presupuesto.
¡TAMPOCO TE QUEDES CORTO!
Si bien no debes inflar el presupuesto, tampoco debes exagerar ni subestimar los costos reales; porque a medio o largo plazo tendrás muchos problemas.
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Averigua si el condominio que administras aprueba un aumento automático temporal. Se trata de un incremento equivalente al IPC o LMV utilizado para evitar desequilibrios presupuestarios o para realizar pagos retroactivos.
Ten en cuenta que este es un aumento temporal mientras la Junta Directiva se reúne y aprueba el presupuesto real. Es decir, cuando se fije oficialmente la nueva cuota.
De esta manera, una vez aprobado el presupuesto, deberás realizar los ajustes correspondientes: facturar o pagar la diferencia a los copropietarios.
"El presupuesto sirve para fijar las cuotas que cada copropietario tendrá que pagar para el mantenimiento de la copropiedad.”]
Asimismo, debes tener presente que la Asamblea General Ordinaria, debe reunirse dentro de los tres primeros meses del año."
Las copropiedades están obligadas a tener un seguro. Afortunadamente, en la actualidad, se consiguen pólizas diseñadas especialmente para las copropiedades.
"Las pólizas de seguro protegen las áreas comunes de los condominios en caso de siniestros. Incluidos incendios, terremotos o situaciones de descontento social.”"
Asegúrate de incluir el seguro en el presupuesto, ya que se utilizará para cubrir cualquier siniestro. Por ejemplo, el costo de la reconstrucción, en caso de desastres naturales.
Tampoco asegures la copropiedad por menos valor del real porque no podrás cubrir los daños. Entonces, antes de comprar una póliza, primero debes solicitar un avalúo de la propiedad.
Elegir una empresa de seguridad siempre es un riesgo para los condominios. Sin embargo, hoy en día, la copropiedad y su administrador pueden recibir fuertes multas debido a problemas de vigilancia.
Con esto en mente, investiga al director de Vigilancia y Seguridad Privada, antes de contratar los servicios. Asimismo, si vas a contratar la administración, tienes que tener cuidado con las empresas “fantasmas”..
Evita problemas futuros contratando una organización seria, con experiencia, aptitud comprobada y solvencia material y ética. Para ello, solicita Certificado de Existencia y representación legal emitido por la "Cámara de Comercio", verifica referencias, entre otros.
"El uso de herramientas de gestión agiliza el proceso de contratación de proveedores.”"
También puedes utilizar herramientas como Daytona para agilizar el proceso de contratación de proveedores.
La morosidad puede destruir cualquier presupuesto y convertirse en un problema grave si se le permite progresar. Sobre todo porque esta situación conduce a muchos inconvenientes como la insolvencia y la falta de liquidez.
Hay diferentes estrategias que puedes poner en práctica para reducir la cartera de morosos. Aquí hay algunas que a menudo son efectivas:
Gestión transparente
Si eres administrador debes trabajar con eficacia y eficiencia. Además, es fundamental que rindas cuentas de todo lo que haces. Así, ganarás la confianza de todos los copropietarios, ya que sabrán cómo y dónde se está invirtiendo el dinero.
Automatizar el proceso de cobranza
Con este software, puedes enviar notificaciones mediante programación antes y después de que caduque la cuota. Además, cuenta con una pasarela de pago para facilitar la cancelación de la deuda.
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Antes de presentar el presupuesto, destina unos minutos para explicar, de la manera más sencilla posible, lo siguiente:
Mecanismos empleados para fijar las cuotas de administración.
Principios fundamentales de la propiedad horizontal.
Forma de elaborar el presupuesto en propiedad horizontal según la ley vigente.
Criterios a tomar en cuenta para hacer el presupuesto.
Factores que inciden en el valor de la Cuota, etc.
Toda esta información permitirá a los copropietarios comprender mejor el presupuesto. Además, reducirá el tiempo de discusión en la reunión.
Otro consejo: Adjunta la propuesta de presupuesto a la convocatoria del Consejo. Además de ser una obligación legal, esto facilitará la presentación.
Finalmente, incluye información valiosa que sustente el presupuesto, como:
Notas
Cuadros o gráficos comparativos; que muestren las variaciones de cada rubro, entre el presupuesto anterior y el nuevo proyecto.
Administrar una propiedad horizontal ya es bastante difícil, especialmente a la hora de gestionar el dinero.
Como administrador, debes elaborar un presupuesto en propiedad horizontal que permita realizar las reparaciones, pagar los servicios, etc., a tiempo.
Si sigues los consejos que te damos, podrás salir airoso, prever contingencias y evitar posibles problemas con los copropietarios.
