Photo by Anthony Fomin from Unsplash. Licencia CC0.
La normativa vigente que rige la propiedad horizontal establece la elaboración del presupuesto como algo obligatorio. Es muy adecuado para programar los objetivos planteados para la operación de la propiedad expresados en términos monetarios.
En este artículo abordaremos este importante aspecto de la gestión de bienes de propiedad horizontal. Tocaremos puntos como su definición y otros relacionados como el informe de ejecución presupuestaria y la normativa legal que la sustenta.
Es un documento que relaciona de forma resumida los ingresos y erogaciones de una copropiedad en un lapso determinado. En él se reflejarán los gastos en los que se deberá incurrir para cubrir diversas necesidades como:
Mejoramiento y reparación de los bienes de la copropiedad y que son responsabilidad del administrador.
Mantenimiento de áreas comunes y su aseo respectivo.
Vigilancia.
Nóminas.
Insumos.
La proyección de estos conceptos abarca generalmente períodos anuales. Asimismo, sirven como referencia para establecer el monto de las cuotas mensuales que pagarán cada uno de los copropietarios, arrendatarios o residentes.
Dichas mensualidades serán establecidas según el coeficiente de copropiedad que corresponda. También, las referidas cuotas constituirán su principal ingreso.
El administrador de la copropiedad es el encargado de realizar la convocatoria a la asamblea de copropietarios para reuniones ordinarias y extraordinarias.
En ellas, se someterán a aprobación las cuentas y el resultado del ejercicio anterior y el presupuesto para el siguiente año. Este último debe presentarse de forma detallada, una vez consideradas todas las cuentas por el consejo de administración.
El presupuesto permite proyectar a futuro ingresos y gastos. Sin embargo, es una realidad que siempre pueden presentarse imprevistos. A veces resultan favorables y otras veces, lamentables.
Según la Ley 675 del año 2001, es una herramienta de ejecución. De este modo, debe guardar estricta concordancia con los registros de contabilidad y debe cumplir sus formalidades.
“El presupuesto permitirá fijar el monto de la cuota mensual obligatoria que deberá pagar cada copropietario para el mantenimiento y conservación de la propiedad.”
Photo by Steve Buissinne from Pixabay. Licencia CC0.
La Ley 675 del año 2001 en el artículo 51, numeral 4, impone la obligación de presentar cada año un informe de ejecución presupuestal. Dicha obligación recae en la persona del administrador, como representante legal de la propiedad horizontal.
Es necesario verificar, año a año, qué gastos e ingresos ocurrieron tal y cómo fueron previstos el año anterior y cuáles no.
Pero lo relevante es que este informe sea lo suficientemente detallado como para identificar con facilidad en qué fue gastado el dinero. Igualmente, debe expresar con claridad las fuentes de los ingresos y la cantidad recaudada.
El informe de ejecución presupuestal tiene una importancia estratégica, ya que será la base para la elaboración del presupuesto del siguiente año. Este informe es el reflejo de la historia de la propiedad horizontal.
Por otra parte, refleja cuáles fueron aquellas necesidades plenamente satisfechas, así como aquellas que no pudieron ser atendidas. En función de este panorama, se plantea la distribución de los gastos del siguiente ejercicio.
“El informe de ejecución presupuestal permite demostrar ante la Asamblea de Copropietarios de qué forma fueron empleados realmente los fondos.”
La elaboración del presupuesto para una propiedad horizontal requiere la observancia de ciertos parámetros. Algunos están establecidos en el Concepto 350 de 2018 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP). Veamos cuáles son:
Debe ser presentado a la Asamblea de Copropietarios al mismo tiempo que el informe de ejecución presupuestal del año anterior. Esto de acuerdo con el artículo 51, numeral 4 de la Ley 675 de 2001.
Una vez establecido el presupuesto debe agregarse un recargo del 1% sobre el total estimado. El objetivo es contar con un fondo para la atención de gastos u obligaciones imprevistas. Todo ello acorde a los establecido en la Ley 675 de 2001, en su artículo 35.
Por su parte, otros se reflejan en el concepto 987 de 2018:
La base para la elaboración de presupuesto deben ser las entradas y salidas de caja. No así la causación o el devengo.
En el caso de que hayan quedado excedentes de efectivo al término de un período presupuestal, serán el fondo inicial del presupuesto del año entrante.
Estos, no deben quedar comprometidos para el pago de ningún concepto y no deben formar parte de la partida de imprevistos.
Es importante resaltar, que la aprobación del presupuesto no corresponde al Consejo de Administración. Esta es una potestad exclusiva de la Asamblea de Copropietarios.
La razón estriba en que implica el establecimiento de las cuotas mensuales y extraordinarias a los copropietarios y eso no es parte de sus facultades.
Al respecto, ha surgido cierta confusión a causa de lo establecido en el artículo 51 de la Ley 675 del año 2001. Allí se dice que el presupuesto debe someterse a consideración del Consejo de Administración.
Sin embargo, no debe interpretarse el “someter a consideración” como “aprobación”. En este punto, la Ley se refiere a que el Consejo de Administración debe revisar y aprobar el borrador del presupuesto.
Finalmente, este será sometido a aprobación por parte de la Asamblea de Copropietarios. Todo ello en concordancia con lo estipulado en el numeral 2 del artículo 28 de la Ley 675 de 2001.
Esta última, podrá agregar o suprimir las partidas que así considere necesarias y sugerir que se contemplen acciones de inversión.
“La aprobación del presupuesto de propiedad horizontal no corresponde al consejo de administración, sino a la Asamblea de Copropietarios.”
Photo by Pixabay from Pexels. Licencia CC0.
El presupuesto de propiedad horizontal es un instrumento de gestión elemental para el buen uso de los fondos recaudados por la propiedad horizontal.
El administrador es el encargado de elaborarlo, el Consejo Administrativo aprueba el borrador y la Asamblea de Copropietarios da la aprobación definitiva.
Asimismo, debe ser realizado para garantizar la atención y cobertura de las necesidades de la copropiedad y sus residentes. De este modo, se evitará caer en déficits que terminarán por ocasionar un mal servicio y desmejoras de la propiedad.
También te puede interesar:
Que es un software administrativo, ventajas y aplicaciones en la gestión de propiedad horizontal.
Haz más integral y efectiva la gestión de propiedad horizontal