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La preparación de asambleas de copropietarios incluye la planeación y la organización como elementos claves para obtener resultados visibles. Este tipo de reuniones, largas y algo aburridas, se realizan anualmente en inmuebles.
Específicamente, los sometidos al régimen de propiedad horizontal. Ahora bien, tan distinta como la forma de cada asamblea, puede ser su función y pretensión. Es decir, transmitir información, deliberar sobre asuntos importantes, problemas y más.
En este artículo queremos recomendarte 5 tips fundamentales para preparar asambleas de copropietarios, rápidas y efectivas. Además, pueden ser claves para obtener resultados exitosos.
La preparación de asambleas de copropietarios exige tener en cuenta una serie de disposiciones legales que determinan las reglas de funcionamiento. Además, se deben considerar los detalles logísticos implicados en la realización del evento.
En general, el éxito de las asambleas de copropietarios depende, en gran medida, de la buena organización. Además, la correcta planificación posibilita que las discusiones y deliberaciones se hagan de manera fluida y ordenada.
"Elaborar un buen orden del día implica que se pueden tratar todos los asuntos de la asamblea y cuánto tiempo se le dedicará a cada uno. Además de esto, hay que decidir con antelación si será presencial o virtual.”"
A continuación, presentamos 5 tips fundamentales para preparar una asamblea exitosa, desde el punto de vista logístico. En ellos comentamos aspectos valiosos y recomendaciones generales para que sean más productivas.
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La planeación y la organización son elementos clave para la preparación de asambleas de copropietarios. Por ejemplo, si la asamblea es presencial es necesario cumplir con los protocolos de bioseguridad para Covid-19.
Por otro lado, cuando la asamblea es virtual, es fundamental asegurarse de disponer de todos los medios idóneos y necesarios. Es decir, buena conexión a Internet, cámara web, micrófono y una plataforma sencilla y amigable.
[Tweet “La logística es parte importante de la planificación y organización de la asamblea. Incluye el control de ingreso, la verificación de asistencia y quorum y los dispositivos electrónicos para votar.”]
"La finalidad última de este sistema está en que la administración de la propiedad horizontal logre un desempeño óptimo y transparente."
Es pertinente anexar a la convocatoria, todos los documentos administrativos y financieros relacionados con la asamblea. Así, pueden ser analizados y evaluados por los copropietarios con suficiente tiempo de antelación.
Es decir, pueden ser leídos, interpretados, analizadas todas las cifras que llamen la atención y asumir una postura al respecto. Por ejemplo, aprobar o desaprobar los temas propuestos para la asamblea.
De esa manera, todos los asistentes pueden tener conocimiento y control sobre los temas a discutir. También, pueden hacer intervenciones de calidad y aportes valiosos al respecto.
Para mantener el orden y la concordia es necesario asumir y sostener una actitud profesional y respetuosa durante toda la asamblea. De esta manera, es más fácil evitar problemas o malentendidos.
En este contexto, es importante elegir como presidente a una persona preparada. Además, con habilidades para cumplir muy bien su función como moderador. Esto se debe a que, del buen manejo de la asamblea, depende su éxito.
Finalmente, es indispensable que asuma una postura neutral y evite expresar posturas sesgadas sobre los puntos a tratar. Tampoco debe tratar de centrar el debate sobre un asunto en particular.
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La convocatoria es un elemento significativo del cual depende la asistencia a la asamblea de copropietarios. Cuando es bien elaborada y comunicada es factible contar con la asistencia de la mayoría de los copropietarios posibles.
Además, se evita tener que posponer la asamblea por falta de quórum y todas las opiniones pueden ser tomadas en cuenta.
Hay que resaltar que la convocatoria debe hacerse en la forma y época establecidas en el reglamento de propiedad horizontal. Además, con una anticipación no menor a 15 días en calendario.
De no darse la reunión, por falta de quórum, se debe convocar a una nueva que se hará al tercer día hábil de la convocatoria inicial. En este caso, se podrá sesionar con un número plural de copropietarios asistentes.
Finalmente, la convocatoria debe:
Señalar fecha, hora y lugar de la reunión.
Especificar el orden del día.
Tener anexo el formato de autorización o poder para que, quienes no pueden asistir, otorguen mandato a una tercera persona.
"La convocatoria debe tener anexos el estado financiero del conjunto, un informe contable, un análisis de dicho informe e incluso la propuesta de presupuesto para el próximo periodo.”"
Para todas las personas el tiempo es realmente valioso. En consideración, el buen manejo del tiempo, en la exposición de motivos y las intervenciones, es clave.
Mientras más ágil y rápida resulte la asamblea, será mejor para todos.
Otra manera de agilizar el tiempo de duración de la asamblea es responder las dudas de los copropietarios con anterioridad. Considera que toda duda resuelta durante la gestión es una inquietud menos que atender durante la asamblea.
La preparación de asambleas de copropietarios es un escenario importante para el devenir de las propiedades horizontales. El objetivo es discutir, en el mejor ambiente, temas trascendentales como las finanzas, los activos y la convivencia.
Además, exponer y evaluar la gestión del administrador, del consejo de administración y del revisor fiscal. Conocer los 5 tips presentados en este post ayudará a ahorrar tiempos y evitar inconvenientes.
Por otro lado, puedes cumplir el objetivo mayor de la asamblea de copropietarios, fomentar un ambiente de confianza y sana convivencia entre todos.
