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La apropiada gestión de quejas y reclamos es vital para una administración eficiente de copropiedades. Cuando se atienden los inconvenientes de manera oportuna, se incrementa la satisfacción de los clientes y el sentido de compromiso con la administración.
"Una gestión de quejas y reclamos oportuna incrementa la satisfacción de los clientes y el sentido de compromiso con la administración de la propiedad."
Una queja común de muchos consejos de administración y propietarios frente a las administradoras es que tienden a ser ausentes frente a los problemas.
Sin embargo, parte de las funciones de un administrador es solventar los posibles inconvenientes que puedan surgir en el inmueble o entre copropietarios.
En este sentido, es necesario llevar un control adecuado de las quejas que se presenten a través de un software de gestión inmobiliaria.
En Daytona, te facilitamos este proceso a través de las mejores herramientas digitales de gestión. ¿Estás listo para conocer más?
Una comunidad feliz es aquella donde la gestión de quejas y reclamos se lleva a cabo de manera eficiente y oportuna. Atender a tiempo cualquier solicitud del consejo de administración o de los propietarios, es una muestra de profesionalidad y respeto.
"Una gestión de quejas reclamos y peticiones eficiente se traduce en una comunidad feliz”
Además, en muchas oportunidades pueden significar la prevención de un problema mayor que pueda generar complicaciones a futuro. Es decir, atender a tiempo no solo mantiene a los propietarios felices, hace más fácil el trabajo del administrador.
Veamos un ejemplo práctico de cómo la gestión de quejas y reclamos a tiempo puede facilitar la administración a largo plazo.
El propietario de un apartamento comienza a quejarse de que el agua que sale de las tuberías en su apartamento tiene muy poca fuerza. El administrador decide formalizar esta queja y tomar acciones necesarias buscando el personal adecuado para verificar el estado de las tuberías de agua.
Durante la inspección se determina que se ha producido una obstrucción en el paso de agua lo que produce que la cantidad se reduzca. Se atiende la solicitud inmediatamente y se resuelve el inconveniente con el propietario en particular, dando por concluida la queja.
Pero ¿qué pasaría si esta queja queda olvidada por restarle importancia o por olvido? La obstrucción en las tuberías de agua puede ir incrementando, generando filtraciones de agua. A su vez estas podrían traducirse en la necesidad de cambiar las tuberías o incluso reconstruir las paredes alrededor.
De la misma manera, un reclamo entre propietarios por uso de las áreas comunes, que sea atendido de inmediato, no crecerá hasta convertirse en un problema mayor.
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Un elemento clave que facilita la gestión de quejas y reclamos es un control detallado de cada solicitud que se presente. ¿Por qué? Permite una administración más transparente a la vez que permite mejorar el servicio prestado.
"Llevar un control detallado de las quejas y reclamos permite dar respuesta más oportuna y brinda un respaldo a los cambios implementados en el servicio."
Un apropiado control de las quejas y reclamos ofrece una serie de beneficios claves:
Cuando se lleva un control de cada solicitud es más fácil brindar respuesta. Esto hace que los propietarios se sientan escuchados y estén más abiertos a cualquier comunicación con la administración.
Un control adecuado de las solicitudes permite visualizar el motivo de algunos cambios que se implementen en el servicio o el inmueble. De esta manera, pueden justificarse adecuadamente todas las situaciones que hayan sido cambiadas por solicitud de los propietarios.
Algunas veces puede ser un reto identificar los aspectos que requieren mejora en el servicio o en el inmueble. La gestión de quejas y reclamos puede cumplir la función de un mapa guía que indique exactamente que requiere más atención.
La gestión de quejas y reclamos puede significar resolver conflictos entre propietarios. En algunas oportunidades las diferencias son tan graves que requieren intervención de terceros para solventarse; además, un control de las quejas levantadas puede ser el respaldo necesario para la resolución.
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En Daytona sabemos lo importante que es para la administración de propiedades la correcta gestión de quejas y reclamos. Como explicamos en el punto anterior, llevar un control de todas las quejas y reclamos que se presenten te será de gran beneficio.
Es por esto que nuestra plataforma te ofrece una útil herramienta que permite registrar, controlar las quejas, reclamos y observaciones de los residentes. Esta opción la encontrarás en la sección de “solicitudes”. Veamos en qué consiste.
Una vez que hayas entrado a la sección de solicitudes, te encontrarás con un formulario donde puedes:
● Crear un nuevo reporte
● Modificar reportes existentes
● Imprimir reportes
● Visualizar inmuebles registrados
Si deseas crear un reporte nuevo solo debes seleccionar la opción “nuevo” y completar la información requerida. Es necesario agregar toda la información solicitada en el formulario para asegurar que el reporte sea lo más detallado posible.
¿Qué información se necesita para generar un nuevo reporte?
● Detalles del inmueble: número del apartamento
● Fecha de la solicitud
● Fecha de la solución
● Datos de la persona que recibió la solicitud
● Detalles de la solicitud. Es importante ser concreto con la información, pero a la vez preciso y evitar ambigüedades.
● Solución, en caso de que la queja o solicitud sea resuelta inmediatamente se debe detallar los pasos de la solución. Si la queja se mantiene abierta, es posible esperar a que haya una solución para rellenar este campo a través de la opción “modificar”
Una vez que un caso haya sido resuelto, es importante seleccionar la casilla “atendido” para dar por cerrada la solicitud.
Esta opción te permite visualizar las quejas que se encuentran abiertas e historial completo con fechas detalladas y persona que lo atendió.
La gestión de quejas y reclamos es parte fundamental de la administración de propiedades. Por esta razón es importante llevar un registro eficiente que permita visualizar fácilmente el historial de solicitudes hechas por los usuarios.
En Daytona somos tus aliados en la administración de propiedades y por esto, ofrecemos una herramienta digital que te permite llevar este registro.
Con tan solo unos clicks puedes visualizar el historial, modificar las solicitudes o crear una nueva. ¿Quieres saber más de nuestras soluciones? Contáctanos.
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