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La declaración anual de información exógena por medios magnéticos es una obligación para las empresas, incluido el sector inmobiliario.
Aunque pueda parecer un proceso complicado y engorroso, si tienes claros tus datos e ingresos, es mucho más fácil de lo que parece.
En el mes de marzo es cuando generalmente se dan los plazos para entregar estos reportes. Así que, si quieres saber cómo hacerlo de forma adecuada, aquí te contamos todo lo que debes saber. Acompáñanos.
La información exógena son los datos que deben presentar o declarar ante la DIAN las personas naturales y jurídicas respecto a sus transacciones con terceros. Esta es una información que debe presentarse de forma periódica y bajo una serie de normativas.
“La información exógena no es más que los datos que debes declarar anualmente ante la DIAN.”
La ley colombiana indica que estos reportes de información exógena deben ser entregados en un documento digital en formato XML. De esta manera se pueden procesar las cifras para análisis y comparativas y así evitar sanciones.
La preferencia de este formato se debe a que está compuesto solo por caracteres, por lo que es fácilmente procesado por muchos sistemas informáticos. Esto facilita su procesamiento y análisis por parte de la DIAN.
“Los medios magnéticos hacen referencia a los documentos en formato XML.”
La consignación de la información exógena le permite a la DIAN estudiar los datos y garantizar que se están haciendo declaraciones correctas.
La información exógena, al tener carácter administrativo legal, debe ser declarada en muchos casos y por muchas personas y entidades. A continuación, mencionaremos quiénes son los que deben presentar estos informes:
Entidades públicas o privadas con convenios de cooperación con organismos internacionales.
Entidades regidas bajo la Superintendencia Financiera de Colombia.
Bolsas de valores.
Personas naturales y jurídicas con ingresos brutos que superen los 100.000.000 de pesos.
Personas naturales y jurídicas con obligación a practicar retenciones y autoretenciones al Impuesto sobre la Renta.
Personas naturales y jurídicas con contratos de colaboración con entidades públicas.
Los entes públicos no están obligados a presentar declaración de ingresos y patrimonio.
Secretarios generales que financien gastos con recursos del Tesoro Nacional.
Grupos económicos y empresariales.
Cámaras de comercio.
La Registraduría Nacional del Estado Civil.
Notarios con relación a las operaciones realizadas durante el ejercicio de sus funciones.
Personas naturales o jurídicas que emitan facturas de venta.
Alcaldías, distritos y gobernaciones.
Autoridades catastrales.
Responsables del Impuesto Nacional al Carbono.
En el caso de las declaraciones para tu empresa inmobiliaria, esta deberá estar firmada por el representante legal al momento de la entrega. Esto garantiza la aceptación y conformidad de los datos.
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La declaración de la información exógena debe incluir y ser presentada con ciertos datos y requisitos. Algunos de estos datos y recaudos adicionales son:
Declaración de renta del año gravable.
Anexos de la declaración de renta del año gravable.
Balance por tercer año.
Movimientos de compra de inventario.
Declaración del IVA.
Retención en la fuente.
Impuesto al consumo.
Planillas de seguridad social.
Conciliación de impuestos.
Como mencionamos anteriormente, esta información debe ser entregada en un documento digital en formato XML. Este formato digital también es conocido como medios magnéticos, y es el adecuado para el procesamiento fácil y rápido de los datos.
Las fechas exactas de entrega se notifican con antelación en cada año calendario, y se gestionan por tipo de declaración. Así, hay fechas de entrega para personas naturales y jurídicas, y otras para los grandes contribuyentes.
En caso de que no se entregue la información exógena a tiempo o en los plazos establecidos, se generarán sanciones. Estas son calculadas y estipuladas bajo el artículo 289 de la ley de reforma tributaria 1819 del 2016.
“En caso de incumplir con la entrega del reporte, se deberán pagar sanciones.”
Estas sanciones pueden ser causadas por 3 factores diferentes: vencimiento de plazos, datos erróneos y falta de datos. Explicaremos las 3 a profundidad a continuación:
Vencimiento de los plazos: en caso de entregar la información exógena en medios magnéticos luego de los plazos establecidos, debe cancelarse multa por el 3% del valor de la suma de las cifras que se hayan entregado fuera del plazo establecido. Si se entrega el reporte dentro de los dos meses siguientes de la sanción, el valor de la multa se puede reducir hasta en 70%.
Inclusión de datos erróneos: si se incluyen datos erróneos en la declaración de la información exógena, se deberá pagar una multa. La misma será del 4% de la suma de las cifras que hayan presentado datos erróneos. Si los datos se corrigen, se puede reducir la multa hasta 50%.
Falta de datos: si la declaración está incompleta o faltan datos, deberá pagar una multa por el 5% de la suma de las cifras que no se hayan presentado. Sin embargo, si los datos faltantes son consignados antes de la implementación de la sanción, la multa se puede reducir hasta 20%.
Falta de datos: Si la declaración está incompleta o faltan datos, deberá pagar una multa por el 5% de la suma de las cifras que no se hayan presentado. Sin embargo, si los datos faltantes son consignados antes de la implementación de la sanción, la multa se puede reducir hasta 20%.
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Por la importancia de los reportes de la información exógena, es vital que todo el proceso se haga de forma minuciosa.
Para ayudarte con este punto, aquí te daremos algunos tips para que puedas hacer tu declaración de forma exitosa.
Confirma y valida las fechas de entrega de informes con antelación.
Asegúrate de incluir solo información actualizada y revisada.
No dejes campos vacíos ni olvides ningún dato.
Apóyate en un software contable como Daytona Cyber para organizar tu información exógena automáticamente y sin fallas.
Las obligaciones de declaración tributaria y financiera pueden ser un dolor de cabeza para tu empresa inmobiliaria. Pero para estos casos, no hay nada mejor que el manejo y conocimiento de la temática.
Toma en consideración toda la información que te hemos brindado aquí para tu próxima declaración de información exógena por medios magnéticos. De esta forma podrás tener la confianza de que harás un reporte válido y correcto.
Uno de los puntos más importantes para tener la administración de tu inmobiliaria al día es el factor legal. Así que dale la importancia y atención que requieren para evitar inconvenientes o sanciones.
