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La facturación electrónica es el resultado de la constante automatización de los procesos administrativos dados en las últimas décadas. Las empresas, en general, lo consideran un paso importante en sus transiciones tecnológicas.
Esta transición a la facturación electrónica en algunos países ya es obligatoria y otros están adaptando su legislación. Se trata de una medida que trae beneficios para los empresarios, los gobiernos y los clientes.
Pero, hay personas que aún no saben de qué se trata. En este artículo podrán conocer los aspectos clave de esta modalidad de facturación y aclarar dudas frecuentes.
La facturación electrónica es la emisión del equivalente digital de una factura en papel con los mismos efectos legales. Este formato, también conocido como factura telemática, es expedido, enviado y recibido en formato digital.
Es decir, este proceso consiste en la emisión de un documento electrónico que registra transacciones de compra y venta de bienes y/o servicios. Además, permite a los contribuyentes comprobar sus ingresos y egresos, así como, realizar la declaración de impuestos.
Finalmente, se trata de una solución ideal creada para facilitar el proceso integral de facturación y sus respectivos registros contables. Igualmente, elevar las condiciones de seguridad en comparación con los documentos físicos.
“La facturación electrónica es el proceso de emitir una factura digital que registra transacciones de compra/venta de bienes y/o servicios.”
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En los países donde no es obligatoria su implementación, las empresas se preguntan cuáles son los beneficios de la facturación electrónica. Bien, obligados o no, los siguientes son los beneficios de implementar esta solución tecnológica en sus procesos:
Reducción de costos. Está relacionada con elementos como la tinta, impresoras, papel, tiempo para la emisión, impresión, archivo y despacho de la factura. También en la eliminación del espacio físico necesario para su almacenamiento, así como en carpetas y mobiliario.
Mejora la gestión de cobranza. Los procesos de cobranza se hacen más efectivos, porque con la Facturación Electrónica es más fácil cumplir con los requisitos que la convierten en título valor. Se pueden aprovechar las distintas opciones que hay de factoraje en el mercado, para recibir el dinero y que alguien más se encargue del cobro de la factura.
Optimización de los procesos. Implementar estas soluciones digitales permite ser más ágiles y eficientes en los procesos administrativos, contables, financieros y de auditoría.
Facilidad en las comunicaciones y transacciones. La facturación electrónica representa un canal de comunicación entre el emisor y sus clientes. Aunado a esto, ambas partes pueden consultar online las facturas emitidas, cuando quieran.
Mayor seguridad. En el resguardo de la información al eliminar el riesgo de pérdida de facturas, así como, mejoras en la gestión documental.
Protección del medio ambiente. Al reducir el consumo de papel las empresas están contribuyendo a disminuir la tala de bosques.
En control y la declaración tributaria es otro de los beneficios de la facturación electrónica, así como la simplificación en los procesos de fiscalización.
Muchas de las empresas que han adoptado esta metodología han dado el paso para digitalizar otros documentos. De esta manera han logrado mayor eficiencia y ahorro en el resto de las áreas que las integran.
“Reducir costos, minimizar errores, mejorar la eficiencia y los procesos administrativos y agilizar la declaración de impuestos son algunas de sus ventajas.”
En países latinoamericanos como Colombia, la facturación electrónica pasó de ser un proyecto a convertirse en una realidad. Este método de facturación digital es ahora la piedra angular de los procesos comerciales, administrativos y legales.
La decisión de implementar esta tecnología radica en que resulta altamente eficiente para los procesos empresariales. Además es eficaz al facilitar la declaración y reforzar los controles con respecto a la recaudación fiscal por concepto de IVA.
En el caso de Colombia su implementación es de mucha importancia: facilita la tarea de detectar lavado de dinero y activos por organizaciones delincuenciales.
En términos generales, ha permitido optimizar y rentabilizar muchos de los procesos críticos relacionados con facturación, recaudación y evasión fiscal. Igualmente, ha sido muy beneficiosa la transmisión y el almacenamiento de las facturas electrónicas.
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En Colombia para poder emitir facturas electrónicas, los obligados o voluntarios, deben cumplir con requerimientos especiales establecidos por la DIAN. Es una formalidad indispensable para poder facturar bajo esta modalidad.
En este sentido, los interesados deben:
Adquirir un software para emitir facturas electrónicamente habilitado por la DIAN. Este software puede ser propio o contratado por medio de un proveedor de servicio.
Realizar ante la DIAN los trámites necesarios para ser habilitado como facturador electrónico.
Tener un certificado de firma digital vigente. Este requisito permite establecer controles de seguridad y autenticidad sobre cada una de las facturas expedidas.
Solicitar autorización de numeración. Se refiere a obtener en la DIAN los rangos de autorización de numeración de facturación, vigencia, clave técnica y número de resolución. Este requisito es indispensable, ya que las facturas electrónicas deben tener:
Rango consecutivo de numeración.
Prefijo de facturación, solo cuando aplique.
Número de autorización.
Fecha de autorización.
Vigencia de la autorización.
Completados todos estos requisitos, antes de comenzar a expedir facturas electrónicas es recomendable: verificar los requisitos, las condiciones y los términos exigidos por el ente regulador.
“Para realizar la facturación electrónica mandatada por la DIAN es necesario ser habilitado como facturador por esta unidad administrativa.”
En este artículo dimos a conocer la importancia y los beneficios de automatizar el proceso de expedir facturas.
Observamos que los beneficios de esta solución digital van más allá de lo económico. Su mayor fortaleza es que pueden centrarse en agilizar y hacer más fácil expedir, enviar y recibir facturas en formato digital.
Igualmente, mejorar el servicio al cliente, la eficiencia de los procesos internos, el almacenamiento, la seguridad de la documentación y la declaración de impuestos. Todos representan un gran valor para este modelo de facturación.
Lo más seguro es que una vez iniciados en estas nuevas formas tecnológicas se decidan a expandirlas al resto de las áreas de la empresa.
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