¿Cómo agilizar y maximizar resultados en tus procesos de cobranza?

Cómo optimizar la gestión de cobranza

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Las pymes y las propiedades horizontales son una importante fuente en las economías locales. Sin embargo, no siempre cuentan con cobranzas efectivas que les provean los recursos necesarios para impulsar su desarrollo.

El flujo de efectivo resulta ser, quizás, uno de los problemas más comunes y frecuentes que suelen enfrentar. La imposibilidad de cobrar dinero pone en peligro su equilibrio financiero y su capacidad de respuesta.

Debido a esto, cada día se hace más necesario agilizar y maximizar los resultados de sus procesos de cobranza. Veamos de qué se trata y cómo lograrlo.

¿Qué es un proceso de cobranza?

El proceso de cobranza es una gestión estratégica mediante la cual se analiza, de manera continua, la situación de los deudores. Su finalidad es establecer los métodos de cobranza que mejor se adapten a cada uno de ellos.

Los deudores no deben percibir la gestión de cobranza como un proceso de persecución. Por el contrario, deben entenderlo como algo habitual, nunca ocasional, orientado a generar una sana cultura de pago.

El proceso de cobranza tiene como objetivo fundamental transformar las cuentas por cobrar en activos líquidos disponibles. Estos servirán para reinversión y pago de gastos. También revertirá el efecto negativo en el flujo de caja y el capital de trabajo.

Reconocer la importancia de agilizar y maximizar las estrategias de cobranza es el primer paso para lograr y conservar la salud financiera de la empresa.

“Un proceso de cobranza optimizado tiene efectos positivos sobre el flujo de cobranza y ayuda a conservar la salud financiera de la empresa.”

Cómo maximizar resultados en la gestión de cobranza

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¿Cómo maximizar resultados?

Llamar constantemente a los deudores para lograr el éxito de la gestión de cobranza llega a ser contraproducente. En ocasiones, puede resultar innecesario. En general, una sola y repetitiva acción difícilmente logre el objetivo.

Una combinación de acciones estratégicamente diseñadas es lo que puede agilizar y maximizar la productividad y los resultados del proceso de cobranza. Es necesario gestionar el cambio de la cultura de pago y mantener al mínimo los costos.

Aquí te presentamos 4 ideas para alcanzar los resultados deseados.

Segmentar y priorizar la lista

Estas son las primeras acciones de todo proceso estratégico de gestión de cobranza. Ambas deben ajustarse al perfil de cada persona. Así, se podrán definir acciones personalizadas y direccionar efectivamente los esfuerzos de cobro.

Los criterios recomendados para segmentar y priorizar efectivamente son los siguientes:

  • Monto de la deuda.

  • Antigüedad de la deuda.

  • Tipo de deudor.

  • Antigüedad del deudor.

Basándose en estos criterios, se deben definir las acciones de cobranza, el guion del diálogo, la información que proyectará el agente de cobro y los canales de contacto entre otras estrategias.

“Segmentar y priorizar la lista de deudores ayuda a definir un guion claro, el que contribuirá a optimizar el proceso de cobranza.”

Definir el guion de diálogo por segmento

Los agentes de cobro deben tener criterios claros, previamente establecidos. Así, podrán manejar efectivamente las diversas situaciones que se pueden presentar con los deudores.

Un diálogo guiado permitirá negociar y obtener compromisos de pago. Este deberá ser emocionalmente inteligente, flexible, fácilmente modificable y adaptable; además de adecuado a cada segmento de la lista.

Grabar las llamadas y monitorearlas en tiempo real ayuda a optimizar los diálogos. Los agentes de cobro deben planificar con antelación cada contacto con el deudor. De esa forma, podrán maximizar la eficiencia de la gestión de cobranza.

Automatizar las llamadas, SMS y mensajes de voz

Para optimizar la productividad de la gestión de cobranza, las llamadas deben ser automatizadas. También es posible automatizar el envío de SMS, e-mails y mensajes de voz aplicando las mismas normas de segmentación.

Es necesario tener una base de datos digital y un sistema que permita modalidades de marcación que sean preview, progresivas y predictivas. Así, el sistema podrá mostrar al agente de cobro el próximo contacto a ser llamado.

De este modo, es posible avisar a los deudores la próxima fecha de pago, la factura o el recibo vencido, el monto de la deuda y cómo ponerse en contacto con un agente.

Autoservicio

Una excelente y muy efectiva estrategia es poner a disposición de los deudores un sistema automatizado que les dé información rápida y fácil de su deuda. Los sistemas automatizados de consulta, online o telefónica, están disponibles 24/7.

Los sistemas de autoservicio pueden integrarse a páginas web, redes sociales, WhatsApp, SMS, LiveChat y portales cognitivos de voz, entre otras herramientas. De esta forma, es más factible fidelizar y generar hábitos sanos de pago.

Software para optimizar la gestión de cobranza

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La efectividad de los software para optimizar el proceso de cobranza

El proceso de cobranza suele ser muy complicado, y no cobrar a tiempo puede desequilibrar las finanzas de una empresa o la administración de propiedades horizontales. En consecuencia, suele provocar la suspensión de pagos vitales.

Es importante que las empresas asuman con seriedad el hecho de optimizar las estrategias de cobranza. Agilizar y maximizar los procesos, sin duda, es la mejor forma de recuperar su salud financiera, y la tecnología es su mejor aliado para lograrlo.

En general, los software están diseñados con la intención de optimizar los procesos de cobro. Por ejemplo, un software muy conveniente permite establecer fechas topes y alertar el vencimiento de una factura.

“Los software especializados permiten optimizar la gestión de cobranza, ampliar los canales de comunicación, facilitar el pago y reducir los costos.”

Entre las ventajas que ofrecen este tipo de software se encuentran:

  • Reducir costos.

  • Automatizar los cobros.

  • Permitir el uso de transferencias electrónicas.

  • Identificar buenos pagadores y morosos.

  • Emitir avisos de cobro.

Contar con un software activo 24/7 y que funcione en la nube es una herramienta que convierte el proceso de cobranza en una acción continua.

Si integra las diversas plataformas tecnológicas, hace que se multipliquen los canales de cobro y resulta una forma eficiente de optimizar el proceso de cobranza.

Conclusión

El proceso de cobranza es fundamental para las finanzas. Por lo tanto, hay que analizarlo y monitorearlo continuamente. Su puesta en práctica debe establecerse en un marco de calidad y al menor costo.

Existen muchas estrategias y herramientas para agilizar y maximizar los resultados de los procesos de cobranza. Segmentar, priorizar y establecer un diálogo de respeto, conciliación y buenas prácticas puede ayudar en su eficacia.

Del mismo modo puede hacerlo un software especializado como Daytona InterCloud, que simplifica y agiliza el recaudo de los pagos de las facturas o cuentas de cobro.

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