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Hemos hablado de los aspectos técnicos que afectan a un administrador de propiedad horizontal; desde las regulaciones legales hasta las herramientas tecnológicas con las que pueden ayudarse. Hoy queremos tocar un tema diferente: sus cualidades.
Y es que como cualquier otro trabajo, el de administrador de propiedades horizontales requiere de una serie de características particulares. Habilidades comunicativas, capacidad de organización, pericia tecnológica, entre otras.
Vamos a revisar en profundidad cuáles son las 5 cualidades principales que debes tener en cuenta.
El administrador de una propiedad horizontal es uno de los elementos de armonía en una comunidad. En sus manos están las finanzas de todos, pero también la comunicación que evita malos entendidos y conflictos entre habitantes.
El impacto de su labor se percibe a simple vista en cualquier condominio o copropiedad. También en la pulcritud de las cuentas, la satisfacción de los vecinos o en la mejoría de los espacios comunes.
La importancia de su rol no debe subestimarse. Hacerlo, implicaría cometer errores, siendo el principal de ellos una contratación descuidada. Es decir, darle el cargo a alguien no capacitado.
Se trata de un error común en muchas comunidades. Al no comprender el rol de un administrador de propiedad horizontal, se cree que es una labor “menor”. De allí surge la mala decisión de contratar a alguien incapaz.
¿El resultado? Suele ser terrible. Veamos algunos efectos que tendría este desacierto.
Cuentas que no cuadran
Falta de presupuesto para gastos corrientes
Errores en la asignación de recursos para servicios que necesita la propiedad horizontal
Problemas con vecinos morosos
Molestia de parte de vecinos solventes y cumplidores, al no ver reflejado su pago mensual en el funcionamiento del edificio
Posibles sanciones o problemas legales
Deterioro de la calidad de vida de la comunidad
Estos, entre otros problemas, pueden y deben evitarse. Para saber cómo hacerlo, hay que entender cuáles son las cualidades que debe tener un buen administrador de propiedad horizontal. Revisémoslas a continuación.
“Subestimar la importancia del rol de un administrador de propiedad horizontal es un error que puede llevar a otros errores. El principal: la contratación de alguien no capacitado para el cargo”
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Vistas las responsabilidades que tienen, ahora debes saber qué cualidades hay que tener en cuenta para hacer una elección correcta. Elegir a un administrador de propiedad horizontal es sencillo, si se sabe lo que se espera de su labor.
Definamos esas cualidades y profundicemos en cada una de ellas. En principio, deberíamos exigir que el administrador de una propiedad horizontal posea estas 5 características.
La administración de propiedades horizontales está regulada por la ley. Un buen administrador de ellas, conoce estas regulaciones. Por ejemplo, la ley 675, del año 2001.
No se trata de que la persona debe saberse de memoria las leyes, con que sepa los puntos básicos será suficiente; esto porque la principal habilidad no está en saberse la ley, sino en saber cómo consultarla.
Gran parte del trabajo de los administradores de propiedades horizontales es comunicativo. Nos referimos a:
Mostrar cuentas a los vecinos
Informar sobre gastos venideros
Coordinar reuniones de copropietarios
Escuchar en asamblea a los habitantes
Notificar con respeto pero también con firmeza a los vecinos morosos las consecuencias de su retraso
Hacer cumplir el reglamento de copropiedad, derivado de la ley 675
Esta labor será mucho mejor desarrollada por alguien con habilidades blandas de comunicación bien estructuradas. Un administrador debe ser asertivo e inteligente, buen mediador y siempre abierto al diálogo.
Actualmente se necesitan instrumentos tecnológicos para la administración de copropiedades. Precisamente más adelante te hablaremos de una de esas herramientas.
Un buen administrador de copropiedades tiene que estar abierto a la incorporación de tecnología; esta ya forma parte de la vida común de los vecinos.Es absurdo que no lo sea también de la cotidianidad de la comunidad.
Ligado a los puntos anteriores: no es tanto lo que se sepa, sino lo que se está dispuesto a aprender.
Una persona estará capacitada para administrar un condominio, no porque lo sepa todo, sino por su apertura al aprendizaje. Si la persona acepta que debe empaparse de regulaciones legales o adaptarse a la tecnología, es buena señal para contratarle.
Finalmente, está el tema central: la rendición de cuentas.
Las propiedades horizontales deben tener las cuentas claras y siempre disponibles para la comunidad. No es factible un administrador que no rinda cuentas y no sea transparente en su gestión.
Se pueden tolerar muchas fallas en este cargo. La irresponsabilidad no es una de ellas.
“Un administrador de propiedad horizontal debe tener conocimiento legal, habilidades comunicativas, responsabilidad y transparencia, entre otras características”
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La contratación de un administrador de propiedad horizontal es una parte vital del proceso, pero no lo es todo. Así como debemos evaluar sus capacidades, también tenemos que darle instrumentos para su trabajo.
No servirá de mucho una persona muy talentosa sin herramientas para hacer su labor. Es por ello que en Daytona hemos desarrollado un software especializado en administración de copropiedades.
Nos concentramos en que nuestra app tuviera elementos útiles para la labor diaria de administración de propiedades horizontales. Entre otros aspectos, nuestro programa es capaz de:
Ser accesible desde cualquier lugar
Actualizar su base de datos en tiempo real
Gestionar compras, gracias a su manejo de proveedores e inventarios
Hacer recaudos con código de barras y PSE
Llevar un control de la cartera y los presupuestos
Registrar cada asamblea de copropietarios, incluyendo su agenda y compromisos
Gestionar los activos fijos de la copropiedad
Registrar la nómina de trabajadores de una residencia
Y por supuesto: llevar la contabilidad y facturación del edificio. Todo ajustado a las normativas legales vigentes.
Todo esto en una plataforma, intuitiva y de fácil acceso y uso. Es por ello que creemos que Daytona Intercloud es el mejor aliado del administrador de una propiedad horizontal.
“Daytona Intercloud resulta el mejor aliado de los administradores de propiedad horizontal gracias a los múltiples features que ofrece, enfocados en facilitar el trabajo de gestión contable.”
Contratar al administrador de una propiedad horizontal no es una decisión que deba tomarse a la ligera. Evaluar las habilidades que requiere el cargo y ponerlas en orden es parte del proceso antes de decidir.
Daytona Intercloud ha creado un software pensado específicamente para la administración de propiedades horizontales.
Si haces una contratación adecuada y la combinas con nuestro software, mejorarás exponencialmente la administración de tu propiedad horizontal. Contáctanos y conversemos sobre tus necesidades al respecto.
