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Las herramientas digitales se han extendido a muchos ámbitos de la cotidianidad. Teletrabajo, clases a distancia o votaciones virtuales en los condominios, estas últimas son válidas, mientras cumplan una serie de formalidades.
Las actuales limitaciones para celebrar reuniones, enmarcadas por la crisis causada por el COVID-19, pusieron en aprietos a los condominios. Las asambleas sufrieron postergaciones y en consecuencia retrasos en la toma de decisiones.
Para que los condominios funcionen de forma eficiente es necesario el ejercicio de los deberes y derechos de los copropietarios. Entre ellos, por ejemplo, la aprobación de los presupuestos y eso solo se puede hacer mediante asambleas.
Para solventar la situación y facilitar la posibilidad de que los condominios se pusieran al día, se regularizaron las actividades virtuales.
Uno de los instrumentos legales que está facilitando este proceso es el decreto 176 de 2021, que hace referencia a términos enmarcados en la Ley 675 de 2001.
¿Quieres saber los puntos clave a considerar para garantizar la legalidad de las votaciones virtuales? Sigue leyendo que te los contamos al detalle.
Lo primero que hay que destacar es que, como aquellas que se dan de forma presencial, las asambleas virtuales deben convocarse con antelación. Lo más prudente son 15 días hábiles.
Por el hecho de que sean virtuales, no se debe suponer que los convocados tienen la posibilidad de conectarse con poco tiempo de aviso.
Los medios de difusión pueden ser los habituales: como publicar la convocatoria impresa en carteleras en las áreas comunes de la propiedad horizontal.
La convocatoria a las asambleas virtuales se puede realizar por distintos medios como el correo electrónico o impresos en áreas comunes de la propiedad
También se debe sumar la convocatoria digital, pudiendo ser un correo electrónico; incluso con el respaldo de una comunicación vía mensajería instantánea.
En la convocatoria se debe especificar hora y día de la reunión, medio por donde se llevará a cabo y puntos generales a tratar.
Como en las reuniones presenciales, es importante especificar estos puntos a tratar. Esto permitirá que los copropietarios tengan la oportunidad de preparar sus preguntas o sugerencias acerca de los temas.
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Tanto organizadores de la asamblea, como asistentes, deben ser corresponsables sobre la accesibilidad de las herramientas técnicas y tecnológicas para participar en el evento.
La revisión a la plataforma digital elegida debe procurarse con antelación. Debe garantizarse que reúna todas las características necesarias para llevar la asamblea adelante sin mayores inconvenientes.
La nueva realidad digital ha devenido en el desarrollo de distintas alternativas de medios para realizar reuniones con un buen número de participantes. Lo importante en este caso es hacer una investigación previa de cuál es la que más conviene.
Cuando se aclaró el marco jurídico para llevar a cabo las asambleas virtuales en los condominios, también se aclararon las condiciones para votaciones virtuales.
Las votaciones virtuales son legales en la medida que cumplan lo establecido en el articulado correspondiente a la Ley 675 de 200; asimismo en los reglamentos de cada propiedad.
Las votaciones virtuales traen consigo muchos beneficios. Los resultados pueden saberse con inmediatez, son seguras y cómodas.
Su implementación, además, impulsa el avance de nuevas herramientas y tecnologías, debido a la demanda. Esto genera entornos para el condominio más expedito y anclado a la digitalización.
¿Qué supone el uso de herramientas digitales para el condominio? El uso de los recursos de manera más eficiente, evita errores e inconvenientes y puede motivar a mayor participación de los copropietarios.
El artículo 42 de la Ley 675/2001 explica que cuando la asamblea no se diera presencial, debe dejarse constancia inequívoca de su celebración.
Las plataformas que se usan para llevarlas a cabo tienen la opción de grabación, por lo que este punto es vital considerarlo. Los convocantes deben asegurarse de que esta grabación esté disponible a posteriori.
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Se debe tomar lista y verificar, con rigurosidad, la identidad de los asistentes a la reunión. Igualmente, se debe dejar un registro de todo lo conversado y de las decisiones que se tomen a través de las votaciones virtuales.
Entre los puntos a considerar para asegurar la legalidad de las votaciones virtuales está la supervisión de la continuidad del quórum durante la celebración de la asamblea virtual
Como en las votaciones presenciales simples, es necesario alcanzar, para la aprobación de alguna decisión, la mitad más un voto favorable. Esto, tomando en cuenta de entrada la participación del quórum mínimo de coeficientes.
Hay algunos casos en los que se necesitaría más del 70% de la aprobación. Bajo esta condición, se le informará a los sufragantes oportunamente de la situación.
Otra cuestión a considerar es el chequeo, en todo momento, de la continuidad del quórum. Hay que dejar constancia de que durante la asamblea se cumplió este requisito.
La minuta de la asamblea y procesos de votación virtual pueden resguardarse en físico, en libros correspondientes, así como en formatos digitales.
La información registrada tiene que estar disponible para aquellos copropietarios que requieran consultarla, al igual que las autoridades competentes.
La eficiente gestión de estos datos evitará cualquier incidencia en el futuro.
Las asambleas y las votaciones virtuales se han convertido en una excelente alternativa para los condominios en tiempos de pandemia.
La posibilidad de continuidad a las actividades del condominio a pesar de las dificultades de celebrar reuniones presenciales es uno de los mayores beneficios.
Para enmarcarlas en la legalidad, las votaciones virtuales deben cumplir una serie de condiciones, no muy distintas a las ya establecidas para las presenciales.
Es importante ajustarse a lo descrito en la Ley 675 de 2001 y sus sucesivos decretos para ajustarla a la actualidad.
Se mantiene la condición de que se necesita la mitad más uno votos favorables, para sancionar cualquier decisión del quórum mínimo de coeficiente.
Para asegurar la legalidad de las votaciones virtuales también se debe dejar constancia de la identidad de quienes participaron en ella. Además de un registro de todo lo acordado en la asamblea.
Este registro debe estar disponible para ser consultado en cualquier momento.
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