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En las propiedades horizontales (PH), el manejo de la información debe hacerse con los mismos criterios de seguridad y eficiencia de otros sectores. Es decir, en la recolección de datos se debe contar herramientas como los huelleros digitales y físicos, que faciliten la labor.
También tienen que implementarse políticas de seguridad y protección de datos. Y es que aunque en las PH se convive día a día, el trato entre los administradores y copropietarios siempre debe ser profesional.
Por ello hoy queremos hablarte del uso de huelleros físicos y electrónicos para la recolección de datos en propiedades horizontales. Además, te ilustraremos respecto a las regulaciones legales vigentes para su uso.
Sigue leyendo y descubre cómo recopilar datos en tu propiedad horizontal, de forma eficiente y segura.
En las propiedades horizontales existen múltiples formas de recolectar los datos personales de los habitantes y visitantes. Entre otras podemos mencionar:
Planillas que se llenan en el punto de acceso.
Formularios enviados a los departamentos.
Videovigilancia.
Sensores de reconocimiento facial.
Sistemas biométricos.
Huelleros físicos y electrónicos.
Todos estos datos se obtienen casi siempre, como medida de seguridad para el acceso y tránsito por la propiedad. Aunque también como parte de algunos procesos administrativos internos.
En el caso particular de los huelleros, tanto físicos como digitales, los datos que se recopilan son particularmente delicados.
La huella dactilar es el más personal de todos los datos. No por nada, es la seña de identidad que más se usa, incluso después de muerta la persona.
Esto significa que al momento que en una PH se utiliza un huellero, este debe usarse con responsabilidad.
En Colombia, además, hay regulaciones legales al uso de los huelleros digitales y electrónicos. Revisemos cuáles son.
"La huella dactilar es el dato más personal que se le puede pedir a una persona. EL uso de huelleros, tanto físicos como electrónicos, para recopilar esta seña de identidad, debe hacerse con responsabilidad”"
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La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) publicó en 2020 la Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal. Este documento hace importantes sugerencias sobre el uso de huelleros físicos y electrónicos en las PH.
En primer lugar, la guía nos da una definición clara de lo que son datos sensibles y en ellos incluye a las huellas dactilares. "Las fotos, las videograbaciones, las huellas dactilares y la información relativa al estado de salud de las personas son ejemplos de datos sensibles". Así dice textualmente la guía en su primer apartado.
Posteriormente, presenta algunas normativas de su uso, las cuáles están ajustadas al artículo 5 del decreto 1377 de 2013.
Recordemos que ese decreto señala que en el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012; estos deberán cumplir las siguientes obligaciones:
Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.
De este modo, el uso de huelleros en PH debe ajustarse a estas limitaciones regulatorias; de lo contrario, se estarían violando las recomendaciones de la SIC y el articulado de la ley 1581.
"El uso de huelleros digitales y electrónicos está regulado por la SIC, que recomienda respetar las normativas en el tratamiento de datos previamente establecidas en la ley 1581, vigente desde 2012”"
A raíz de la pandemia global en la que estamos inmersos desde el año 2020, la SIC estableció una norma de excepción al uso de huelleros. La medida fue establecida específicamente en la Circular Externa Nº 02, fechada el 16 de marzo de 2021.
Allí la SIC ordena a todos los responsables y encargados de naturaleza pública o privada abstenerse de recolectar datos biométricos utilizando huelleros físicos y electrónicos.
Asimismo, otro mecanismo que permita el contagio del coronavirus a través de contacto indirecto; además de utilizar sistemas alternos en los casos en los que sea posible, en tanto dure el estado de emergencia sanitaria decretada por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Esta medida excepcional busca limitar las posibilidades de contagio del COVID-19.
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La guía de la SIC es clara al señalar que todos los datos obtenidos vía huelleros físicos o electrónicos deben ser protegidos. A continuación te diremos los aspectos que debes cuidar en el manejo de esa data:
Que los datos sean manipulados por terceros.
Uso indebido de esa información, para fines distintos a los que ha sido autorizado originalmente.
Accesos no autorizados por parte de terceros, sean hackers o personal al que no le compete.
Divulgar esa información sin permiso.
Veamos ahora cuáles son las mejores prácticas para garantizar la seguridad de los datos personales obtenidos en huelleros.
Limitar el acceso a los mismos solo a quienes estén autorizados.
Establecer un marco sancionatorio para quienes accedan o manipulen esos datos sin permiso.
Apoyarse en software y otras herramientas tecnológicas que encripten y protejan la información.
Seguir las recomendaciones sobre usos de huelleros establecidas por la SIC en su "Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal".
Destruir la información una vez haya sido utilizada. No almacenar datos que no sean necesarios.
"Los datos obtenidos en PH vía huelleros digital deben ser protegidos. Para ello es recomendable seguir las recomendaciones sobre usos de huelleros establecidas por la SIC en su Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad horizontal”"
Las PH obtienen múltiples datos de sus copropietarios y visitantes. Muchas veces lo hacen a través de huelleros físicos o digitales. Por ello es recomendable conocer las regulaciones de la SIC respecto al uso de estos instrumentos.
Asimismo, es importante mantener altos estándares de seguridad. Por una parte, utilizando herramientas tecnológicas que encripten datos; por otro, manejando la información con las mejores prácticas de seguridad y confiabilidad.
En Daytona, además, entendemos la importancia de un correcto manejo de datos obtenidos para las PH a través de huelleros. Hemos desarrollado una solución tecnológica que tiene a la protección de data como uno de sus pilares.
Contáctanos si necesitas que te ayudemos con el uso de huelleros en tu propiedad horizontal.
