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El consejo de administración de propiedad horizontal es una figura que sirve como intermediario entre el administrador y los copropietarios.
Su accionar tiene relación directa con la generación del bien común y de la eficiente gestión de los recursos de la propiedad.
En tiempos de pandemia, las actividades que habitualmente llevaba adelante el consejo de administración, se vieron mermadas por las restricciones.
Las tan necesarias reuniones del consejo para tocar temas de interés general y extraordinarios, sufrieron retrasos en su planificación.
Entendiendo que el consejo de administración tiene funciones veedoras, es determinante que esté al tanto de lo que sucede en la propiedad horizontal. La forma de saber la situación es mediante reuniones.
Las normativas nacionales restringieron los actos de orden público para evitar aglomeraciones y posibles focos de transmisión del COVID-19. Esta medida afectó la posibilidad de realización de concilios presenciales.
"En las reuniones virtuales el consejo de administración de propiedad horizontal debe velar porque todas las actividades de interés general, como la toma de decisiones, sean legítimas y democráticas"
Ante esta nueva realidad se buscaron alternativas que estuvieran enmarcadas en la ley y que garantizarán el respeto a la participación. El uso de herramientas virtuales se afianzó ampliando su alcance en la normativa.
La normativa, destacando el Decreto 1168 de agosto de 2020, da un marco jurídico a la realización de reuniones virtuales. Estas deben cumplir una serie de condiciones para que sean válidas.
Entre esas condiciones está la procura de un canal de comunicación convenido y aceptado por todos aquellos que fueren a participar en la reunión. También es necesario que esta reunión sea comunicada con tiempo a las partes involucradas.
"Es interesante que se utilice este nuevo contexto de la virtualidad en las reuniones del consejo administrativo de propiedad horizontal para mejorar procesos convencionales"
Las reuniones virtuales, bien gestionadas, se han instituido como una herramienta práctica y eficiente para discutir temas determinantes de la propiedad horizontal.
Expertos han señalado que las reuniones virtuales estimulan la participación. Además, fomentan el orden y el cumplimiento de la agenda de trabajo.
Por otro lado, las reuniones virtuales permiten ahorrar recursos en cuanto a temas de logística o uso de los espacios.
Hay decisiones importantes que hay que tomar oportunamente para que no generen males mayores. Ante estas circunstancias el consejo de administración de propiedad horizontal debe considerar planes alternativos.
El manejo de personal en la propiedad, la objeción o visto bueno de presupuestos y gastos, son decisiones que no se pueden dejar para después.
Es por ello que toma relevancia echar mano de la virtualidad. Aunque no siempre es tan sencillo como establecer una conexión a través de una plataforma de reunión en línea.
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El consejo de administración de propiedad horizontal debe coordinar la activación de cualquier acuerdo establecido en las reuniones. Esto con el fin de procurar el bienestar común.
Mantener buena comunicación con los copropietarios y el administrador facilitará muchas de las tareas. Estos deben estar al tanto de cualquier novedad o incidencia referente a la propiedad horizontal.
Para que las reuniones virtuales sean efectivas es necesario que todo lo que se diga esté registrado de alguna forma.
Es imperativo que cualquier reunión o encuentro tenga un respaldo escrito o audiovisual de lo acordado.
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No esperar hasta el último momento para decidir la reunión puede evitar males mayores a mediano plazo. No atajar una incidencia oportunamente, puede devenir en problemas más complicados de resolver en el futuro.
Los acuerdos que se suscriban durante la reunión virtual deben ser respetados. Tienen la misma validez, cumpliendo la normativa, una reunión vía digital que una reunión convencional.
Estos acuerdos deben ser informados de forma veraz a los copropietarios y al administrador.
Llevar a cabo reuniones eficientes del consejo de administración de propiedad horizontal pasa por una buena planificación, además tener claros los objetivos del cónclave.
Es fundamental que se entienda que estas reuniones son necesarias para el buen funcionamiento de la propiedad horizontal.
A la labor de garante del cumplimiento de los acuerdos preestablecidos en asambleas de copropietarios del consejo de administración debe hacérsele seguimiento.
Estas reuniones podrían considerarse un instrumento pertinente para lograrlo.
La legalidad de la virtualidad de las reuniones está basada en el Decreto 1168 de agosto de 2020; por lo que no deben existir retrasos en la posibilidad de su celebración cuando se considere oportuno.
Planificar reuniones es más sencillo y eficiente a través de tecnologías como Daytona Intercloud. Esta es la plataforma de administración de propiedades horizontales que tiene lo que necesitas. Contáctanos para más detalles.
