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La gestión de un conjunto residencial es muy parecida a la de cualquier pequeña e incluso mediana empresa. De igual forma, el papel del administrador es muy similar al de un director ejecutivo.
La diferencia real está en que en muchos conjuntos residenciales los administradores hacen sus tareas de manera muy informal. Sin embargo, los copropietarios y residentes necesitan para su tranquilidad optimizar esa gestión.
Hablamos de registrar el pago de las cuotas, pagar a los proveedores, enviar noticias, comunicarse efectivamente, realizar asambleas y mucho más.
Veamos a continuación, algunas soluciones diseñadas para mejorar el trabajo diario, formalizar su rol y optimizar la gestión de cualquier conjunto residencial.
Administrar conjuntos residenciales exige llevar a cabo una variedad de procesos que pueden ir desde lo más sencillo hasta otros un poco más complejos.
Ahora bien, para facilitar la vida de los administradores y residentes hay que pensar en la digitalización.
Esto se debe a que cada día son más las organizaciones enfocadas en digitalizar sus procesos apoyados en softwares especializados.
Su intención es la de optimizar sus operaciones, la gestión y renovarse tecnológicamente para estar en la nube.
En este particular, las empresas de administración de copropiedades ya han entendido que digitalizar es un factor indispensable para el éxito. Además, es un paso para estar a la vanguardia en su sector y representa una ventaja competitiva.
Para digitalizarse, deben apoyarse en softwares especializados que ofrecen múltiples ventajas. En general, facilitan la gestión, la distribución de información, ahorro en gastos operativos, mejoran la eficiencia y optimizan su gestión.
Te invitamos a ver en detalle algunos de esos beneficios.
"La digitalización permite simplificar las tareas repetitivas y cotidianas de la administración de tu conjunto residencial y así optimizar su gestión administrativa."
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En la actualidad es cada vez más común la vida en conjuntos residenciales y la digitalización. Esto se debe a que el software especializado ofrece beneficios de triple vía:
Para la gestión del administrador
Para el mantenimiento del conjunto residencial
Para los servicios y productos que ayudan a los copropietarios y residentes
Como resultado de la digitalización, la administración es mucho más eficiente, transparente, productiva y competitiva. Ahora presentamos algunas razones de peso muy específicas para optar por un software de gestión:
El software especializado permite a la administración registrar todos los ingresos y salidas de dinero del conjunto residencial. Además, toda la información financiera y administrativa de la gestión.
Así, es mucho más fácil rendir cuentas inmediatamente que lo exijan los copropietarios o el comité de administración. Es una manera eficiente de aumentar la transparencia, la credibilidad en su labor y optimizar los procesos.
Además, los copropietarios y residentes tienen acceso a la información cuando lo deseen y desde cualquier lugar, 24/7. Esto incluye histórico de pagos, actas de asambleas, mantenimiento y reserva de espacios comunes, entre otros.
El software especializado en la administración de copropiedades permite simplificar muchas tareas repetitivas y cotidianas. Es decir, ayudan a reducir significativamente el tiempo dedicado a cada una de ellas.
Como resultado, le da al administrador más tiempo y mayor libertad para dedicar a otros procesos más estratégicos como:
Analizar las necesidades de la comunidad
Planificar mejoras y acondicionamiento de las áreas comunes
Toma de decisiones en torno a obras nuevas y pendientes por ejecutar
Todo esto le permite a la administración ser más fluida, eficiente, productiva y reducir significativamente el margen de errores. Estos últimos pueden derivar en pérdida de recursos económicos y confianza en la gestión.
El software especializado facilita a la administración realizar el pago de sueldos y cotizaciones provisionales reduciendo la complejidad que representan. En general, ayudan a:
Crear un perfil por cada trabajador
Generar automáticamente liquidaciones y previsiones
Registrar préstamos y anticipos
Registrar vacaciones
Realizar otros procesos relacionados
La gestión eficiente y óptima del talento humano es necesaria para el bienestar de la comunidad.
Con el software adecuado la administración puede contar con efectivas herramientas de comunicación. Estas garantizan la conexión constante con los copropietarios y residentes a través del buzón de peticiones, quejas o sugerencias o por e-mail.
"Gracias al software especializado la comunicación entre la administración y los copropietarios y residentes será exclusivamente para atender, ayudar y resolver."
La administración puede optimizar la toma de decisiones y desarrollar eficientes estrategias de administración. Todo esto gracias a las opciones que brinda el software para realizar análisis de la información en tiempo real.
Esto incluye:
Recursos disponibles en las cuentas bancarias
Cuentas por pagar
Monto de las deudas por cobrar
Obras en desarrollo
Estados financieros y más
Cada uno de los beneficios que la digitalización brinda se traducen en simplificación de procesos. También en automatización de tareas, menos uso de personal y reducción en los tiempos de ejecución.
Como resultado, el costo de honorarios de talento humano se reduce considerablemente.
Asimismo, la toma de decisiones basadas en información obtenida en tiempo real hará que el administrador pueda invertir cada moneda adecuadamente.
Los aspectos mencionados con anterioridad concluyen en una administración transparente, optimizada mucho más efectiva y eficiente. En general, orientada a conseguir los objetivos específicos del conjunto residencial.
Además, el crecimiento y mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad, resolver los problemas y obrar de manera transparente. Finalmente, ganar la confianza de la comunidad como un factor fundamental para el éxito de la gestión.
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La plataforma Daytona Intercloud ofrece a los administradores interesados en optimizar su gestión todas las herramientas necesarias para hacerlo.
Esto incluye desde ahorros operativos, hasta mejorar la eficiencia y facilidad en el acceso a la información en tiempo real. Para ser más específicos, hablamos de software contable, administrativo y financiero desde la nube.
Daytona Intercloud ofrece a sus clientes módulos de:
Facturación automática
Tesorería y pagos en línea
Contabilidad y NIIF
Nómina
Proveedores e inventarios
Activos Fijos
Lo mejor es que nuestro software protege toda su información de las diferentes amenazas del mundo cibernético. Además, todos los involucrados tienen acceso a ella desde cualquier lugar con acceso a Internet y 24X7.
"El software Daytona Intercloud te permite optimizar la gestión administrativa, contable, financiera y la comunicación de cualquier conjunto residencial."
Todos los beneficios expuestos en este artículo son suficiente motivo para decidirse a implementar un software especializado en administración de copropiedades.
Una propuesta de valor para la digitalización está en Daytona Intercloud que opera desde la nube y ofrece cada uno de esos beneficios. Así, puede ayudar a cualquier administración a optimizar la gestión de conjuntos residenciales.
Mientras, pone a disposición efectivos canales de comunicación y acceso inmediato a la información en tiempo real. Desde una PC o su aplicación móvil tiene todo lo que necesita para una gestión eficiente de conjuntos residenciales.