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Los softwares de contabilidad en la nube han surgido gracias a los avances tecnológicos que ha traído la era digital. Cada día son más numerosas este tipo de soluciones orientadas a la satisfacción de diversas necesidades empresariales.
La nube ha puesto al alcance de medianas y pequeñas empresas un nivel de tecnología. Esto hace unos años era accesible sólo para las grandes corporaciones. Por lo tanto, es el momento de acceder a este tipo de tecnología y aprovecharla.
Si todavía tienes dudas acerca de la conveniencia de esta solución, en este post podrás aclararlas. Te hablaremos acerca de lo que es un software de contabilidad en la nube, sus beneficios y por qué usarlo.
La contabilidad en la nube consiste en el registro de operaciones financieras en un sistema que almacena datos en un servidor remoto. Este es propiedad de un proveedor que asume la tarea de mantenerla segura y accesible en Internet.
Es así como los usuarios podrán hacer uso de él, tanto para alimentarlo como para emitir informes de forma fácil y rápida. Solo basta disponer de un dispositivo y un acceso estable a Internet.
Admiten el acceso simultáneo de varios usuarios por lo que ofrecen una ágil y mejorada interacción entre los diversos niveles organizacionales. Cada uno de ellos podrá cargar y obtener información actualizada en tiempo real.
"La contabilidad en la nube permite procesar las operaciones de ingresos o egresos para que sean almacenadas en un servidor remoto."
Llevar los procesos contables en la nube trae numerosos beneficios, especialmente a las pymes. Aquí te mencionamos algunos de los más destacados:
Como es un sistema que opera en la nube, es posible tener acceso a información relevante y reciente; sirve de insumo para la toma de decisiones.
Esto cobra especial importancia para gerentes y directores, quienes ya no dependerán de un contador o asesor financiero para su oportuno envío.
Gracias a este tipo de softwares el contador incrementa sustancialmente su disponibilidad para el empresario, director o gerente. No importa que esté físicamente en la sede de la empresa, puede consultar información actualizada.
De igual forma, con este tipo de soluciones, no es necesario repetir el proceso de registro en el sistema del contador. Él podrá ingresar al de su cliente por medio de un usuario con permisos y niveles de seguridad especiales.
Como consecuencia, el contador ve reducida su carga de trabajo manual, con la oportunidad de dedicarse a funciones más estratégicas.
Los softwares en la nube manejan una modalidad de pago bajo servicio, que se asemeja a planes de suscripción de telefonía celular. Por lo tanto, no implica la adquisición de onerosas licencias para su uso.
Los pagos pueden realizarse de manera mensual, lo que permite reducir el impacto en el flujo de caja. Esto deja el capital disponible para otras acciones como la realización de las inversiones necesarias para desarrollar el core de la empresa.
Por otra parte, este pago se considera gasto y no un activo, por lo que contribuye a reducir la base impositiva. Asimismo, es flexible en cuanto a planes e incorporación de usuarios.
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Cuando la empresa se expanda y adicione más puntos de venta, podrá conservar el control sobre sus negocios.
Los softwares en la nube permiten centralizar las operaciones en un solo servidor. Basta un dispositivo móvil e Internet para que el nuevo local esté operativo al instante.
De esta forma, el crecimiento no se ve limitado por erogar grandes cantidades de dinero en la adquisición e instalación de equipos.
"La contabilidad en la nube amplía las posibilidades de expansión, ya que con un dispositivo y acceso a Internet, una nueva sede puede estar operativa."
Los sistemas que operan en la nube permanecen actualizados constantemente, este procedimiento es realizado directamente por el proveedor del servicio.
De esta forma, ya no son necesarias las actualizaciones llevadas a cabo por un técnico de soporte.
Esto da tranquilidad a los dueños de empresa. La razón es que confían en la oportuna adecuación del sistema, al momento de un cambio en las leyes contables y fiscales.
Está clara la importancia de la información que se maneja en un software contable; permite a la dirección de una empresa conocer su estado financiero.
Igualmente, sirve como soporte ante las autoridades de la magnitud de operaciones y de impuestos a pagar.
Por otra parte, en la mayoría de los países estos registros deben conservarse por ciertos períodos.
El respaldo en la nube garantiza que la información de la empresa esté segura. Esto hará que no se vea afectada por situaciones frecuentes como robos o daños de los equipos y fallas eléctricas.
Existe un beneficio que gana peso a la hora de mantener la contabilidad en la nube. Se trata de mantener actualizada la seguridad frente a virus y otro tipo de ataques informáticos.
Los proveedores de esta clase de servicio se encargan de mantener todos los parches de seguridad necesarios completamente vigentes. Por lo tanto, se hace mucho más difícil ser víctima de esta clase de amenazas.
Este tipo de sistemas contribuye a simplificar la operatividad del departamento contable e incrementar su rendimiento. Por lo tanto, será posible conocer la situación financiera de la empresa en tiempo real.
De este modo, será más sencillo para los tomadores de decisiones conocer cifras como el total de compras o de ventas. Todo ello, sin necesidad de tener grandes conocimientos en el área contable.
Por otra parte, el manejo y control de las cuentas es una de las tareas empresariales que más tiempo suelen consumir. Además, sus márgenes de error suelen ser altos si no se coordinan bien las acciones requeridas.
Un software de contabilidad en la nube, como los de Daytona Intercloud, resuelve estos aspectos al ofrecer agilidad, precisión, seguridad e integralidad.
Las empresas podrán disfrutar de tener su información contable al día y acorde con normativas vigentes, así como de finanzas saludables.
"El uso de un software contable ayuda a hacer más simples los procesos operativos del departamento contable."
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Es recomendable, en especial para las pymes, tomar la decisión de llevar su contabilidad en la nube. Las ventajas son numerosas y pueden tener un gran impacto en las organizaciones desde varias perspectivas.
Una de ellas, es la económica, lo que permitirá a las empresas hacer un mejor uso de su flujo de caja. Asimismo, podrá tener un ahorro considerable en los gastos relacionados con la operatividad del departamento contable.
Otro aspecto importante es la posibilidad de llevar la contabilidad al día y conocer el estado financiero de la empresa en cualquier momento.
Se debe a que influye considerablemente en la calidad y pertinencia de la toma de decisiones que definirán el futuro del negocio.
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