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Un tema vital para el buen funcionamiento de las propiedades horizontales, es la contratación de un administrador y contador. Estas contrataciones a veces deben rectificarse, lo que hace fundamental saber cómo ejecutar un correcto proceso de empalme.
Llamamos empalme al momento en que una administración saliente entrega las cuentas finales de su gestión. Mientras, la administración entrante toma posesión de sus competencias; este proceso tiene aristas que debes conocer.
Algunas de las peculiaridades de estas transiciones en los condominios, implican puntos legales. Es por ello que hoy queremos contarte todo lo que debes saber sobre el tema. Sigue leyendo y descubre cómo cambiar de contador o administrador en un condominio.
Comencemos por el principio: qué razones hay para reemplazar a un administrador y contador. Evidentemente cada caso tiene sus razones subjetivas, pero podemos enlistar las más comunes:
Falta de comunicación con los vecinos. Deja de responder a sus inquietudes o preguntas e incluso “se desaparece” regularmente.
Deterioro de la propiedad por falta de mantenimiento. Los residentes nos comentan que es común el caso de ascensores fuera de servicio. Asimismo, escaleras sin pasamanos, falta de iluminación, fallas en las bombas de agua, etc.
No rinde cuentas y la comunidad no está al tanto acerca de cuál es el presupuesto disponible o cómo se está utilizando.
No sabe utilizar herramientas modernas de gestión administrativa, lo que impide monitorear su trabajo.
Ha pasado meses prometiendo una reparación que nunca culmina.
Se vuelve burocrático y solo mantiene al día los gastos comunes, sin hacer nada por mejorar la comunidad o implementar proyectos nuevos.
Se considera que cumplió su ciclo y debe contratarse a otro profesional que traiga ideas nuevas que permitan cumplir los objetivos.
“Falta de comunicación o de cuentas claras, se encuentran entre las principales razones para cambiar al administrador y contador de un condominio.”
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Para llevar a cabo la contratación de un nuevo administrador y contador es ideal hacer una Asamblea Ordinaria de Copropietarios.
En ella, además de acordar la nueva contratación, debería discutirse qué se espera de los nuevos contratados. Así los vecinos pueden evitar una nueva decepción al poner en claro desde el principio lo que desean de un administrador y contador.
También deben discutirse las causas para una nueva renovación. Por ejemplo, dejando en claro que la impopularidad de una administración no puede deberse a su enfrentamiento con vecinos morosos.
Un error a evitar es el de sustituir a un administrador y contador por ser impopular entre vecinos morosos o de mal comportamiento. En ocasiones las salidas de los administradores y contadores se dan no porque son malos, sino por las obligaciones que deben asumir.
El trabajo es una gestión de condominio, es ser eficientes, eso incluye el cobro de cuentas atrasadas. La Asamblea de Copropietarios debería dejarlo claro desde el momento de la contratación.
“En la Asamblea de Copropietarios en la que se decide cambiar al administrador y contador, también debe aclarar qué se espera de una nueva gestión, para evitar decepciones futuras.”
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Decidida la nueva contratación, se deben empalmar ambas gestiones. El objetivo final de ese proceso es garantizar que las cuentas queden claras y que la nueva gestión asuma su trabajo sin inconvenientes.
Vamos a verlo todo paso a paso.
1. Primero se procede a desvincular a la anterior administración. Para hacerlo basta con darle aviso por escrito de forma clara en los términos pactados en el momento de su contratación.
2. Al momento de hacer esa notificación se le debe dar un plazo para que entregue la información a la comunidad. Esto incluye un informe de su gestión, el balance de ingresos y egresos y un inventario, si hubiera lugar al mismo.
3. Es recomendable, para evitar malos entendidos futuros, que se proceda a hacer una auditoría de la gestión saliente. Esto puede facilitar el traspaso de documentos.
4. Adelantar las gestiones para realizar el cambio de la representación legal y la actualización de datos ante las alcaldías locales, los bancos, los proveedores u otros interesados.
5. Si utilizas algún software de administración, se recomienda cerrar la cuenta anterior y abrir la nueva. O en su defecto, cambiar las contraseñas de acceso y revocar los permisos a los usuarios de la administración anterior.
6. Sea que utilizaras un software o no, la llegada de un nuevo administrador y contador es el momento ideal para utilizar nuestro software Daytona Intercloud. Con él, podrás llevar un control más estricto de la nueva gestión, además de distinguir la gestión saliente de la que llega.
7. La implementación de un software como el nuestro permite evitar futuras decepciones. Nuestro programa ya resuelve los problemas habituales de seguimiento a la gestión, comunicación entre administradores y comunidad, y la disposición de la información financiera.
8. Realizar una "reunión de inicio" con el consejo de administración, en donde se defina el esquema de trabajo, y se fijen los objetivos y compromisos de la nueva administración.
9. Con estos pasos completados, la nueva gestión ya estará 100% operativa.
“Implementar un software como el que ofrecemos en Daytona resuelve los problemas más comunes en la administración de condominios o edificios.”
Es importante que no solo cambies al administrador y contador, sino que transformes la política dentro de tu condominio. Así no tendrás que volver a pasar por el incómodo proceso de un empalme.
Por eso insistimos en soluciones tecnológicas para la administración de propiedades horizontales. Estamos convencidos de que su uso minimiza problemas, reduce los cambios de administración y facilita el empalme cuando esos cambios sean inevitables.
Una transición ordenada y que deje las cuentas claras, impedirá problemas legales a futuro. De esta forma se mantendrá la armonía de una comunidad, gracias a una administración eficiente.
