Representante legal en propiedad horizontal: lo que debes saber

Representante legal en propiedad horizontal

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Conocer las funciones y responsabilidades del representante legal de una propiedad horizontal es un deber de todos los copropietarios y residentes. También, para todos los interesados en asumir este rol.

Además, es indispensable que todos conozcan a profundidad la Ley 675 de 2001 que regula todo lo concerniente a propiedades horizontales. Adicionalmente, tener los conocimientos y la experiencia en todo lo relacionado con su administración.

A continuación, conoceremos los trámites necesarios para registrar o cambiar a quienes ejercen la representación legal de la propiedad horizontal.

Trámites que puede llevar a cabo un representante legal de propiedad horizontal

El representante legal de la propiedad horizontal es el administrador. En su defecto, pueden ejercer como tal:

Ambas figuras sólo pueden asumir temporalmente la representación legal del conjunto o edificio para suscribir el contrato del administrador.

Cuando la administración la ejerce una persona jurídica, su representante legal actuará en representación de la propiedad horizontal.

Aclarado esto, ahora veremos cuáles son los trámites que puede llevar a cabo:

  • Elevar a escritura pública y registrar todas las reformas que sobre el reglamento de propiedad horizontal sean realizadas; siempre y cuando sean aprobadas por la asamblea general de copropietarios.

  • Inscribir, ante la entidad u organismo competente, todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la propiedad horizontal.

  • Representar judicial y extrajudicialmente al conjunto o edificio. Además conceder poderes especiales para tales fines, cuando sea estrictamente necesario.

  • Expedir paz y salvo de cuentas con la administración de la propiedad. Esto debe hacerlo cada vez que se produzca un cambio de propietario o tenedor de un bien de dominio particular.

  • Tramitar la certificación de propiedad horizontal.

  • Realizar la inscripción o el cambio de la figura del representante legal de la propiedad horizontal, ante la autoridad competente.

“El representante legal en propiedad horizontal es el administrador, el representante legal de este o, en su defecto, el Consejo de Administración y la Asamblea General de Copropietarios, según sea el caso.”

Representante legal: trámites que puede realizar

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¿Cómo sacar la certificación de propiedad horizontal en Bogotá?

Es un proceso muy fácil, además su practicidad y eficiencia erradica las filas y los desplazamientos. Así, los representantes legales y copropietarios pueden obtener su certificado de una forma realmente rápida:

  1. Acceder al sitio web www.gobiernobogota.gov.co de la Secretaría Distrital de Gobierno.

  2. Hacer clic sobre el botón disponible para solicitar el certificado o, en su defecto, ir a este enlace: http://www.gobiernobogota.gov.co/transparencia/tramites-servicios/propiedad-horizontal.

  3. Se abrirá una ventana con la opción “Genere aquí tu certificado de propiedad horizontal”. Deberás seleccionarlo e introducir los datos solicitados.

  4. Quienes no estén registrados en la plataforma deben crear un usuario para poder continuar con la gestión. Para hacerlo, deben entrar al sistema de trámites y servicios. Desde ahí, generar un usuario y su respectiva contraseña, desde el botón registrarse. Una vez realizado este procedimiento, la confirmación de usuario y contraseña llegará al email del solicitante; luego desde el enlace deben rellenar los campos requeridos para culminar el registro.

“Tramitar el Certificado de Propiedad Horizontal es un proceso fácil, práctico y sencillo que se realiza en el sitio web de la Secretaría Distrital de Gobierno de la localidad donde se encuentra el edificio o conjunto.”

Después de tener asignado usuario y contraseña, ya puede solicitar el certificado de propiedad horizontal:

  • Ingresar el NIT del edificio o conjunto sobre el cual se necesita tramitar el certificado. Se hace en la opción “Consultar Propiedad Horizontal”.

  • En caso de que no esté registrada, es indispensable iniciar el proceso de registro a través del botón Registrar Propiedad. Desde ahí, diligenciar la información solicitada llenando el formulario.

  • Realizados estos pasos ya puede solicitar el certificado al hacer clic en “Procesar certificado”. Una vez ingresada la información solicitada y esta sea aprobada por el sistema, te llegará la notificación a tu correo electrónico.

Este proceso puede tardar unos 15 días hábiles y tiene una vigencia de 4 años consecutivos. Después de este periodo es necesario realizar su actualización.

Representante legal: Cómo llevar a cabo la inscripción

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¿Cómo llevar a cabo la inscripción o cambio de representante legal?

La inscripción, cambio y certificación del representante legal de la propiedad horizontal es una obligación. De hecho, está establecida en la Ley 675 del 2001 que rige la materia. Salvo las excepciones adicionadas en la Ley 2079 de 2021.

El trámite debe hacerse ante la alcaldía de la localidad. En general, para hacerlo, solo se deben cumplir los siguientes pasos y requisitos:

  1. Reunir la documentación

En archivos PDF, JPG, PNG o TIF con un tamaño máximo de 3,5 megas se deben reunir la siguiente documentación:

  • Acta de asamblea. Bien sea de copropietarios o del consejo de administración mediante la cual fue aprobada la designación. El acta debe señalar el periodo por el cual fue elegido.

  • Documento suscrito por el administrador. Mediante el cual acepta la designación, así como su documento de identificación.

  1. Ingresar al Sistema de Trámites y Servicios

Para realizar el trámite es necesario:

  • Ingresar al siguiente sitio web http://app.gobiernobogota.gov.co/TRAMITES/ del Sistema de Trámites y Servicios.

  • En la opción “Consultar Propiedad Horizontal” hacer clic en el botón “Nuevo”. Este desplegará el formulario para registrar toda la información de quien ejercerá el cargo. También, la información del acta que soporta su nombramiento.

  • Hacer clic sobre el botón “Asociar Representante Legal”. Desde ahí se puede actualizar la información del representante o registrar uno nuevo en la opción “Modificar Representante Legal”.

  • Hacer clic en el botón “Actualizar Representante Legal”. El sistema enviará una notificación al correo electrónico del solicitante donde informa que la solicitud fue realizada.

“Nombrar, inscribir y certificar al representante legal en propiedad horizontal es una obligación establecida en la Ley que rige la materia en Colombia, salvo en algunas excepciones.”

Entidades que lo otorgan

Las entidades que otorgan el certificado de propiedad horizontal y el de representante legal son las Alcaldías Municipales o Distritales. De acuerdo con lo estipulado en la Ley 675 de 2001.

Conclusión

Como pudimos observar en este artículo, el representante legal de cualquier propiedad horizontal es el administrador. Al ejercer tal responsabilidad es el encargado de realizar ciertos trámites, aparte de sus funciones.

Entre estos trámites destacan el Certificado de Propiedad Horizontal, así como la inscripción, cambio o certificación de esta figura legal. Por suerte, ambos son sencillos de realizar, ya que se hacen online.

Al seguir los pasos descritos en este artículo conseguir ambos documentos es una tarea fácil, práctica y eficiente que le permitirá cumplir con la Ley. Se trata de documentos que no pueden faltar en la administración, ante cualquier revisión.