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La gestión contable tiene una influencia importante en el manejo de los bienes de propiedad horizontal. De ella dependen otro tipo de acciones, como la reducción de costos y la realización de presupuestos para gastos y reparaciones.
Igualmente, facilita el control adecuado de los ingresos. Una buena gestión contable también impacta y mejora las funciones derivadas de la administración de este tipo de inmuebles.
Por lo tanto, se reducen de forma significativa los problemas que podrían resultar de ella. Asimismo, la información que se genera resulta altamente confiable, sobretodo cuando se integran los procesos y la base de datos.
En resumen, contribuye a una rutina de trabajo más fluida y eficiente. En este post hablaremos de lo que es la gestión contable, cómo hacerla más efectiva y los beneficios que se pueden obtener de un software contable en la nube.
La gestión contable consiste en llevar un registro sistemático y cronológico de las diversas operaciones financieras que se generan en una empresa o entidad jurídica. Está vinculada al uso que se le da a los fondos monetarios.
En otras palabras, registra y refleja cómo se llevan a cabo los gastos, cómo se comporta el flujo de caja, o si se está al día con el pago de las obligaciones fiscales u otro tipo de compromiso.
Se puede ejecutar mediante el cumplimiento de tres etapas:
El registro de las distintas actividades económicas .
La clasificación de la información en diversas categorías.
La realización de informes para hacer análisis y facilitar la toma de decisiones.
En resumen, se puede afirmar que la gestión contable permite llevar un apunte de las transacciones realizadas, un control de las actuales y la previsión de las futuras.
Por lo tanto, tiene un papel fundamental relacionado con la ejecución de las distintas estrategias empresariales.
“Se puede decir que la gestión contable hace posible llevar el registro de operaciones pasadas, controlar las actuales y prever las del futuro.”
Como ya hemos señalado, son cuantiosos los factores que dependen de una buena gestión contable. Por lo tanto, se hace determinante hacerla cada vez más efectiva.
A continuación, te hacemos unas recomendaciones que apuntan a ese objetivo:
La cantidad de operaciones de las cuales hay que llevar registro son numerosas. Por lo tanto, una buena manera de hacerlo fácilmente y con rapidez es mediante el uso de un software contable o uno de gestión de empresas.
Es importante que sea integral, porque los datos son almacenados en una misma ubicación y son utilizados, por igual, por los diversos módulos del sistema. Algunas de las ventajas que implica el uso de estos sistemas son:
Permite gestionar mejor la interacción entre los procesos de una organización.
Garantiza la transparencia de las operaciones.
Facilita la planificación de tareas.
Mejora la comunicación entre los diversos equipos de trabajo.
Se estandarizan los documentos compartidos entre los distintos departamentos.
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Los indicadores de desempeño, o KPI, son valores estandarizados, medibles y comparables que evidencian el comportamiento de diversas variables. Todas ellas relacionadas con la gestión organizacional.
Cuando hablamos de la gestión contable, se deben determinar los indicadores que demostrarán el progreso de aspectos importantes relacionados con esta área. La revisión constante es importante para que los datos tengan validez.
Una alta efectividad de la gestión contable va de la mano de la calidad de los profesionales del área a cargo de ella. Que tengan el conocimiento y la expertise necesaria, permite que se alcancen muy buenos resultados.
“Contar con profesionales bien capacitados y experimentados para la ejecución de la gestión contable hace posible alcanzar los mejores resultados.”
Es necesario que la directiva y el contador se reúnan frecuentemente para tratar los temas contables y financieros. En el caso de una propiedad horizontal, debe hacerse con el Consejo de Administración del inmueble.
La frecuencia de dichas reuniones puede ser semanal, quincenal o mensual, según las necesidades particulares. Permitirán detectar y resolver problemas y conocer claramente el estatus financiero de la empresa o entidad jurídica.
Los software contables ya tienen tiempo en el mercado y han contribuido considerablemente a mejorar esta área de la vida organizacional. La tecnología actual ofrece una nueva alternativa: alojamiento en la nube.
Esta posibilidad amplía el rango de ventajas asociadas al uso de estas herramientas. Veamos algunas de ellas:
Las tareas que de forma manual podrían llevar grandes cantidades de tiempo, se agilizan mediante el uso de un software contable. Esto gracias a que un solo registro puede alimentar los datos necesarios para realizar varios procesos.
Además, al estar alojado en la nube, todos los usuarios pueden acceder a él y realizar sus tareas de forma simultánea. Todo ello, mediante el registro de transacciones en tiempo real y sin que interfieran entre sí.
Esto ocurre gracias a la eliminación de la repetición de tareas, al uso de una base de datos única y a la precisión de los cálculos computarizados.
Si el software está alojado en la nube, se puede acceder a él desde cualquier punto geográfico y en cualquier momento.
Del mismo modo, la base de datos permanecerá resguardada en servidores externos. Esto evita el colapso de los equipos locales o la necesidad de invertir grandes cantidades de dinero en la obtención de potentes servidores.
Estos sistemas permiten la emisión automática de informes de diversas características y estilos. Además, reflejarán la información procesada en tiempo real y de forma certera, lo que ayudará a tomar mejores decisiones.
“Una de las ventajas de los sistemas contables es que permiten que los informes se emitan en diferentes formatos y de manera automática.”
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No cabe duda de la importancia que tiene una buena gestión contable para alcanzar los objetivos de las organizaciones o de los bienes de propiedad horizontal.
Esta puede calificarse como el pilar principal que sostiene el funcionamiento de cualquier entidad jurídica.
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